在以人工方式處理訂單及出貨作業時，當受訂之商品種類及客戶家數繁多時，對於相關文件的調閱查詢，和異動資料的登錄、更新，變得非常繁瑣、容易出錯且延誤時效，因而將導致管理者對於出貨之進度難以管制，或者在作相關決策時，不能即時或根本無法獲得參考資料來輔證。若以電腦來處理上述各項作業則可以利用電腦的快速處理及大量儲存的能力，輕易解決各種調閱查詢、統計編表的工作，不僅節省了大量的人力，而且在時效上及正確性上遠超過人工作業。

提供染廠加工過程中非常有特色的報價管理，報價時參考小樣成本、大樣成本、訂單價格、客戶應收款情況等等，方便業務員進行準確、科學的報價。由於一般中小型企業在客戶或商品眾多的情況下對於價格的管理往往也是十分棘手，通過系統能對不同商品與客戶提供價格的管理與報價的程式，減少價格錯誤。

1.銷售報價

按客戶加工要求，對不同客戶、不同品種、不同數量報出不同價格，報價時參考小樣成本、大樣成本、訂單價格、客戶應收款情況等等，方便業務員進行準確、科學的報價。

2.銷售訂單

可按報價單自動生成訂單資訊，同時設置合同中的一些條款，如交貨期、交貨地點、交貨方式等等，可對訂單進行審批。

3.銷售訂單執行情況

當訂單審核後，緊接著便是必須進行例行的跟催動作，以確保產品可以如期出貨。在跟催作業上，往往必須依賴從各種角度來查閱報表，比如，就客戶別或就產品別或就交期別來查看預計出貨與銷售訂單的流轉情況。

4.發貨通知單

當出貨給客戶時，業務出貨人員必須核對原訂單之品號、數量、交期是否相符。然後製作出貨憑證，轉給倉管人員，以便於倉管人員備貨出貨給客戶，在出貨後，往往必須依賴從各種角度來查閱報表，比如就客戶別或產品別來查看出貨之明細或統計分析之狀況。

 銷售管理系統之目的在於掌握加工訂單資訊，及時掌握每個訂單的加工進程，交貨情況和交貨後的應收款管理，以達到提高效率，節省人力之目標。在使用上把握以下列三原則：

• 系統功能必須提供即時而完整的報表資料。
• 作業程式必須與一般人工作業一致。
• 操作方法必須簡捷、易學。

• 系統報價中自動按當前客戶和當前品種查行搜索，查找出當前客戶、當前品種的小樣成本及大樣成本和以往這個品種的訂單價格及客戶應收款情況，方便業務員進行科學、準確地報價。
• 銷售報價，可針對客戶、色號及特殊工藝報價，建立標準報價體系，在系統內進行報價核價；自動檢索歷史報價，為最新報價提供歷史依據。
• 提供訂單執行情況表，對每個訂單掌握其生產進程情況，同時掌握其成本情況和對該訂單的毛利潤核算。
• 對不同的客戶設置不同的信用額度，訂單或出貨單資料在輸入時，可線上檢閱客戶的信用額度資料及商品的庫存是否足夠，針對不足者，電腦可由使用者自行設定參數，不足是否允許出貨

• 提供客戶對帳單功能，月底可將客戶加工情況和染費結算情況一次性列出，方便業務員和客戶間的對帳，準備及時收回應收款。
• 提供客戶和業務員的對應功能，選擇客戶時自動反映出對應業務員和業務員所在部門，方便多類單據（如訂單、提貨單）的操作。
• 提供多倉庫、多點銷售的作業方式，故對於一般專櫃式或多營業所的銷售型態皆能完全適用。
• 提供不同訂單間發貨穿插情況，解決此訂單的貨發至另一訂單的跟蹤和統計。
• 一張訂單上允許訂購多種產品、多個交期，亦允許分批出貨；對未出貨完畢之訂單亦允許指定結案。
• 提供“訂單變更管理”，透過“訂單變更建立作業”可記錄並保留訂單變更前後的相關資訊，並可將變更憑證及明細列印成表。
• 提供各種銷售統計、分析，如對重點客戶分析，業務員加工情況走勢、客戶加工走勢，掌握客戶流失情況。
• 可將資訊導入至EXCEL表格，方便外貿客戶以EMAIL形式對照資訊。
• 專門為印染企業量身定制的批價功能，嚴格控制發貨價格。