上線準備工作
# 上線準備工作
# 前言
ERP系統追求同一資料在系統中保持一致性、共用性，由此構築統一的資訊共用平臺。而基礎資料是ERP系統的根源，是ERP系統運行的支撐和前提。所謂“三分技術 七分管理 十二分資料“，如果輸入系統的是垃圾，輸出的也必然是垃圾。由此可見資料對ERP系統的重要性。
# 基礎資料
什麼是基礎資料？
ERP系統的基礎資料量大面廣，從不同角度可以有不同的分類，如 靜態資料 和 動態資料、主資料 和 輔助資料 。
靜態資料 是不隨時間或其他資料變化的資料，是企業公用的資料，同時又是 動態資料 的基礎。
靜態資料 包括系統設置所用到的資料和系統運行所用到的資料，如會計科目、庫位、物料、BOM表、供應商資料、客戶資料銀行帳號等等。
動態資料 是指每筆業務發生時產生的事務處理資訊。例如銷售訂單、採購訂單、生產指令等。動態資料 按照時點來分，又可以分為 期初資料 和 日常資料 。
而ERP上線前的資料準備尤其重要，它代表系統在期初上線這個時間點上，公司動態資料的當前狀態，我們稱其為 期初資料 （或者稱為 初始資料 ）。
期初資料 既包括上線時點所有物料庫存的數量、金額、財務科目的餘額，也包括那些未完未結的業務單據，如未交貨的銷售訂單、未進料的採購訂單、未完工的生產製令等。
對另一種劃分方式而言，如物料、BOM、供應商資料、客戶資料、會計科目…等又被稱為 主資料，而會計期間、貨幣和匯率、付款方式、計量單位、結算方式、憑證類型…等資料稱之為 輔助資料 。
ERP系統就是根據這些基礎資料，按照內部邏輯經過運算形成各種數據報表，供管理者掌握生產經營狀況，從而進行分析和決策的。
# 期初資料準備
如何進行資料準備?
基礎資料整理是頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易出錯，也是一項艱苦細緻的工作。面對如此龐大而繁瑣的工作，越早進行越好，並且應該貫穿ERP專案實施的全過程。
但企業經營累積下來的資料量巨大，且有很多不全、不準不一致的現象，如何從一團亂麻中理出頭緒，在ERP系統上線前後分步驟地做好資料準備呢？
# 如何整理期初資料
成立資料小組 確定工作進度。
資料小組的職責是分析資料準備的範圍，建立ERP編碼體系，組織必要的培訓，製作資料搜集表格範本，監督資料收集品質，並負責資料的最終導入和使用。
在工作執行上，資料小組要根據ERP專案的實施進度，制定基礎資料整理的時間表，安排好小組成員的分工，並定期召開小組會議，溝通問題，推進工作。
資料整理自下而上 先易後難。
任何工作都需要講究方式、方法，ERP基礎資料整理一般應遵循先易後難的工作次序。
容易整理的公共資料先行整理，需要多次求精的局部資料後行整理。
靜態資料相對固定 且花費時間長 可以先開始整理 動態資料在系統切換前整理即可。
資料小組在過濾基層上報資料時，收集的過程通常要根據資料的歷史經驗值得出，對表格資料也需逐一討論和檢查，確保沒有遺漏、重複，也沒有過時失實的資料，以確保資料品質。
資料收集過程中不可能一次就能準確，必要時需做好每次版本的更新和管理。
# 做好資料錄入的把關
各部門報來的資料不是孤立無關的，資料小組在拿到基層報來的資料後，必須做好各部門人員的溝通與協調工作，綜合平衡後再進行統計匯總。
然後，備份電子文檔和紙制文檔，並注明整理人員、完成時間和最後版本，再由專人錄入系統。
手工錄入是艱巨而枯燥的重複工作，時間長了容易出錯，可以配合Excel表批量導入(資料轉檔)。為保障資料錄入的品質，可以建立相應獎懲制度，一方面可以提高錄入人員的積極性，同時也督促其在錄入的同時進行認真的檢查。