期初資料導入説明

期初資料導入説明

期初資料也稱為動態資料，在ERP系統上線初期，哪些資料必須優先錄入系統呢?

1. 上線時點所有物料庫存的數量、金額。
2. 上線時點財務科目的餘額。
3. 上線時點未完未結的業務單據，如未交貨的銷售訂單、未進料的採購訂單、未完工的生產製令。

導入準備作業

  將期初資料正式錄入ERP系統前，必須事先完成以下前置作業：

1. 期初資料的準備

   1. 提供前月結帳日的所有總帳科目餘額。如現金 銀行存款 零用金…等。
   2. 提供前月結帳日的應收/應付票據明細(含總額)。
   3. 提供前月結帳日盤點的實物庫存數量。
   4. 提供前月結帳日供應商應付餘額。
   5. 提供前月結帳日客戶應收餘額。
   6. 提供前月結帳日固定資產餘額。
   7. 提供前月結帳完畢後的完整的資產負債表 以此作為會計傳票的開帳分錄。

2. 上線時點未完未結的業務單據，必須在帳務、庫存開帳完成後，補登入系統。如…

   • 未交貨的銷售訂單，補登入[銷售]-[客戶訂單]。
   • 未進料的採購訂單，補登入[採購]-[物料採購]。
   • 未完工的生產製令，工程人員在[物料]-[產品工程]，依據訂單做好生產作業規範後產生製令。或者，直接由訂單拋轉產生製令。

3. 上線前的準備，下述參數必須完成設定…

4. [會計]–[會計參數]–[會計期間設置]。

5. [會計]–[會計參數]–[會計科目設置]。

6. [會計]–[會計參數]–[常用分錄設置]。

7. [會計]–[會計參數]–[費用過帳設置]。

8. [帳款]–[帳款參數]–[匯率調整]。

9. [帳款]–[帳款參數]–[帳款科目設置]。

10. [帳款]–[帳款參數]–[銀行資料]。

11. [帳款]–[帳款參數]–[銀行帳戶]。

12. [帳款]–[帳款參數]–[結帳方式設置]。

13. [帳款]–[帳款參數]–[憑證類別設置]。

14. 本文僅介紹期初開帳資料的作業流程，未完未結單據參數功能設定不做說明。

開帳流程

期初庫存錄入

  準備：整理前月結帳日止庫存盤點數量。

  作業位置：依料號輸入[物料]-[期初盤點]。點[新增]按鈕，選擇盤點類別、盤點日期、盤點倉庫、產品大類等欄位，[保存]后再點擊下面的[新增]按鈕，選額庫別，儲位，產品編號，費用等信息，輸入數量后做[保存]，最後再做[確認]，庫存數量會寫入[物料]-[庫存管理]。

  盤點日期應設爲前月結帳月的最後一日，假設2024/01/01開始上線，入庫日期請設為2023/12/31。

  盤點類別請設置為用於識別為期初開帳類型的類別，用於與其它的零散入庫類型區分開來。

執行成本結算

準備：

1. 期初庫存數量、費用等信息已輸入完成，並已執行確認。
2. [會計]-[會計參數]-[會計期間設置] 已完成設定。第一期會計起始月份請設置為前月結帳月。比如系統從2024年1月開始上線，第一期會計期間請設爲2023年12月，也就是2023/12/01 - 2023/12/31。

作業位置：[會計]-[成本結算]。

功能：結算上期月加權平均單價，產生本期庫存金額，以此成爲系統上線月份的期初金額。

會計期間設置説明

  會計期間設置請以實際有會計分錄作爲第一期。第一期會計起始月份請設置為前月結帳月。比如系統從2024年1月開始上線，第一期會計期間請設爲2023年12月，也就是2023/12/01 - 2023/12/31。因爲庫存開帳會有傳票分錄產生。

應收帳款

  準備：整理前月結帳日止每一位客戶的應收帳款餘額。

  作業位置：[帳款]-[期初開帳]-[客戶]。

  點擊[編輯]按鈕，選擇[帳單日期](開帳日期)，依客戶別輸入未稅金額，保存后產生開帳金額。確認正確無誤，執行[抛轉傳票]。

• [會計]-[會計參數]-[常用分錄設置]-[客戶開帳金額] 傳票分錄設定如下：借-應收帳款，貸-纍計盈虧。

• 若是外幣，開帳匯率由[帳款]-[帳款參數]-[匯率調整]帶出，但可手動調整。

• 同一個客戶若有多幣別的應收帳款，另一個幣別的帳款請至[帳款]-[費用憑證]做開帳。

應付帳款

  準備：整理前月結帳日止每一位供應商的應付帳款餘額。

  作業位置：[帳款]-[期初開帳]-[廠商]。

  點擊[編輯]按鈕，選擇[帳單日期](開帳日期)，依廠商別輸入未稅金額，保存后產生開帳金額。確認正確無誤，執行[抛轉傳票]。

• [會計]-[會計參數]-[常用分錄設置]-[供應商開帳金額] 傳票分錄設定如下：借-纍計盈虧，貸-應付帳款。

• 若是外幣，開帳匯率由[帳款]-[帳款參數]-[匯率調整]帶出，但可手動調整。

• 同一個供應商若有多幣別的應收帳款，另一個幣別的帳款請至[帳款]-[費用憑證]做開帳。

應收票據

  準備：整理前月結帳日止尚未兌現的應收票據。

  作業位置：[帳款]-[應收票據]。

  點擊[新增] 按鈕，輸入票據編號，選擇客戶，設定到期日期、預兌日期，輸入票據金額，選擇收票帳號，最後保存做確認。

應付票據

  準備：整理前月結帳日止尚未兌現的應付票據。

  作業位置：[帳款]-[應付票據]。

  點擊[新增] 按鈕，輸入票據編號，選擇供應商，設定到期日期、預兌日期，輸入票據金額，選擇收票帳號，最後保存做確認。

開帳分錄

會計模組-資產負債表

  準備：提供前月結帳完畢後的完整的資產負債表以此作為開帳分錄的依據。

  作業位置:[會計]-[傳票作業]。

開帳分錄注意事項:

1. [應收帳款]不必設。

   因為應收帳款子科目(如應收帳款-xx客戶)將由[帳款]-[期初開帳]-[客戶]拋轉傳票時產生傳票。

2. [應付帳款]不必設。

   因為應收帳款子科目(如應收帳款-x廠商)將由[帳款]-[期初開帳]-[廠商]拋轉傳票時產生傳票。

3. [應收票據]-

   應收票據的總金額必須等於[帳款]-[應收票據]輸入的應收票據總額。

4. [應付票據] -

   應付票據的總金額必須等於[帳款]-[應付票據]輸入的應收票據總額。

5. [現金/零用金] –

   依據前月結帳完成的資產負債表-[零用金]或[現金]餘額請手動輸入借方科目與金額。

6. [銀行存款]–

   將前月結帳完的資產負債表-[銀行存款]依據各別銀行帳戶的銀行存款餘額，請手動輸入借方科目與金額。

   註

   1. 傳票執行確認後 存款金額會回寫至[帳款]-[帳款參數]-[銀行帳戶]。

   2. 輸入銀行存款金額之前 必須先完成以下設定-

      [帳款]-[帳款參數]-[銀行資料]

      [帳款]-[帳款參數]-[銀行帳戶]

7. [存貨]科目不必設。

   因為存貨科目(如借:原料貸:前期損益)將由[會計]-[成本結轉]-拋轉傳票時產生傳票。

   註

   1. 對於標準成本與帳面加權平均成本的金額差異，一般記入製成品成本差異科目，在後期做傳票調整。
   2. 對於實物庫存與財務庫存的差異，應列明差異明細，並分類處理差異原因(如系統上線前已收貨未收發票及已收發票未收貨的)，待上線后逐步調整。

8. [固定資產]科目

   依據前月結帳完成的資產負債表固定資產科目餘額，請手動輸入借方科目與金額。

9. 借貸金額不平衡時，會計科目請設定[纍計盈虧]，讓帳面平衡。

10. 系統預計上線日期，但前期應收、付帳款尚未結清，或資產負債表尚未製作出來，可以事後補作，但應該先預留傳票編號供事後補登開帳分錄。

    比如：系統上線日期7/1，因爲應收付帳尚未結出，而無法做開帳分錄，可先新增一筆7/1的傳票編號，傳票内容為空白，待事後再補登開帳分錄。

  空白的傳票，設置的傳票類別為轉賬傳票。