采購退料

# 採購退料

目的： 製定此標準作業程序以確保ERP採購各項表單功能順利實施。
說明： 來料入庫後發現暇疵，供應商同意退貨或折讓處理，以確保公司權益，俾供相關單位作業之依循。
功能： 採購退料單(退貨折讓單)之查詢、新增、刪除，修改及退料單的核准及出庫確認。
範圍： 本作業適用於採購之原物料／買賣成品與驗收數量短少及品質不良要求供應商補貨、退貨、折讓之處理程序。
執行單位： 採購、倉管人員。
權責：
1. 採購退料單建立：倉管人員。
2. 採購退料單審核：採購人員/部門主管。
3. 採購退料單核准：財會人員。
4. 採購退料單確認：倉管人員。
依據： 來料單。
相關單位： 倉管、財務人員

註

相關單位需發給標準指導書、流程圖

控制重點： 不良品項出庫時，倉管單位應根據〝領料單〞備齊退出品項，經權責主管覆核無誤後，將貨品及〝領料單〞交由承運人員核對並簽收。
產生表單： 退料單
資料來源：[採購]-[物料來料]

資料去向： [物料]-[庫存管理]、[會計]-[傳票作業]、[帳款]-[進貨折讓單]、[帳款]-[廠商對帳單]

# 退料基本資料

# 操作步驟

進入採購退料頁面

進入系統主畫面，用滑鼠點擊[採購]-[採購退料]-[退料基本資料]頁面。
填寫退料基本資料

功能:設定退料廠商與廠商相關資料。
1. 點擊[新增]按鈕，填寫各項資料，其中[退料單號]為系統自動產生。
2. 用滑鼠點擊[廠商編號]旁邊的放大鏡，從彈出的選項框中可下查詢條件（如廠商編號或廠商名稱）過濾出需要的廠商。選中後部分資料如[付款幣別] [稅率類別] [稅率] [付款方式]``[聯繫人員]等欄位將自動帶出，也可根據實際情況手動選入。
3. [業務員]``[部門編號]依登入用戶身份，由系統自動帶出。
4. [帳單日期]``[兌現日期]由系統依據[供應商資料]裡的設定自動帶出。
5. [計價方式]請選擇依據何種單位計價。
6. 請點選[發票編號]旁邊的放大鏡，由選單中選出此筆退料對應來料的哪筆發票編號。
7. [備註]欄可填寫此筆退料單的補充說明。
8. 點擊[保存]按鈕保存，如不想保存點擊[取消]按鈕。
編輯/刪除採購基本資料

點擊[編輯]/[刪除]按鈕。修改資料後，點擊[保存]，如不想保存點擊[取消]按鈕。

註

刪除是整筆來料單刪除，刪除後資料無法恢復，刪除前務必詳細檢查。

表尾條文

來料單報表的備註等注意事項，為減少重覆輸入的時間，可以先在[系統]-[基本資料]-[報表設置]-[條文設置]設定完成，需要時依據[條文標題]選入適用的條文內容，並可修改，保存後可帶入[採購單]報表。

帳款科目

帳款科目指來料金額明細資料。採購來料需使用哪些帳款科目，請先在[帳款]-[帳款參數]-[帳款科目設置]-[採購來料]完成設定。基本的帳款科目有四個-分別是總計、稅額、未稅金額、產品未稅合計。
注意
1. [來料基本資料]在點擊[新增]按鈕時，[帳款科目]將自動帶出，所以[帳款科目]請先設定完成再新增來料資料。若已保存的資料欲帶入新修正的[帳款科目]，即使點擊[編輯]按鈕，[帳款科目]亦不會刷新，所以必須將該筆來料資料刪除後重做新增，新的[帳款科目]才會帶出。**
2. 退貨相關
  1. 進貨折讓-
    
    進貨折讓只有金額，沒有數量，不需針對進貨單號(或進貨品項)扣抵貨款，因此不需進入[產品基本資料]頁面填寫產品相關資料。進貨折讓只需在[退料基本資料]頁面進入帳款科目，請手工功填入帳款科目之扣抵稅(折讓稅額)、扣抵貨款(折讓金額)兩個科目金額即可。因此，產品未稅合計=0。
    
    注意：如果還是需要針對某筆進貨單號(或進貨品項)扣抵貨款時，進入[產品基本資料]頁面選入產品相關資料後，退貨單價請保留空白，請勿填寫(金額小計欄之值必須是零)。待回到[退貨基本資料]頁面後，仍需手工填入扣抵稅額(折讓稅額)、扣抵貨款(折讓金額)。
  2. 進貨退回-
    
    若屬退料，因要出庫，所以必須進入[產品基本資料]頁面選擇[來料單號]``[產品編號]``[廠商產品]且必須輸入退貨數量、退貨單價。而[產品未稅合計]將直接由[產品基本資料]頁面之[金額小計]回寫。稅額=產品未稅合計 × 稅率。
傳票編號

採購退料執行確認後，會自動生成一張傳票，此欄位會帶出該筆傳票編號。

# 欄位説明

欄位說明（退料基本資料）：

[退料單號] 退料單之編號，系統自動產生流水號。

[退料日期] 單據建立日期。系統默認為當前日期。

[退料類別] 退料種類，從下拉式選單中提取。在[系統]-[基本資料]-[基本數據]-[退料類別]設置。

[廠商編號] 退料供應商編號，點擊放大鏡選項按鈕，從彈出表單中選取。

[結帳廠商] 此筆退料的實際付款對象，由[廠商編號]帶出。

註

結帳廠商可以不等於採購廠商，可在[採購]-[供應商資料]-[結帳廠商]預先設定。

[產品總稱] 這一類系列退料產品的總稱。無需要不必填入。

[稅率類別] 供應商營業稅之類型，由[廠商編號]自動帶出。或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[稅率類別]中設置。

[稅率] 供應商營業稅率。由[廠商編號]自動帶出。或者由用戶手動填入。

[付款方式] 付款之方式，由[廠商編號]自動帶出。或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]- [基本數據] -[付款方式]中設置。

[付款幣別] 付給供應商的幣別，由[廠商編號]自動帶出。或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]- [基本數據] -[付款幣別]中設置。

[匯率] 來料所採用的匯率，依據[付款幣別]，由[帳款]-[帳款參數]-[匯率調整]設定的[買入匯率]帶出。

[帳單日期] 帳款截止日。依據[供應商資料]-[對帳日期]的設定，系統自動計算出帳單日期。

[兌現日期] 繳款截止日。依據[供應商資料]-[結帳方式]的設定，再配合[帳單日期]，系統自動計算出兌現日期。

兌現天數=帳單日期+票據兌現天數(結帳方式設置的設定)。

[計價方式] 設定退料依何種計價方式計算退料金額。目前分為3種方式-

單據單位-取[產品基本資料]頁面-[退料數量]欄位做為計算依據。

退料金額=退料數量 × 實際售價。
管理單位-取[產品基本資料]頁面-[管理單位數量]欄位做為計算依據。

退料金額=管理單位數量 × 實際售價。
淨重-取[產品詳細資料]頁面-[淨重]欄位做為計算依據。

退料金額=淨重 × 實際售價。

註

若僅做進貨折讓非進貨退回，[計價方式]可以跳過不必選。

[聯繫人員] 供應商之聯繫人員，由[廠商編號]自動帶出，也可手工輸入。

[郵箱] 供應商之郵箱地址。由[廠商編號]自動帶出，也可手工輸入。

[聯繫電話] 供應商之聯繫電話號碼，由[廠商編號]自動帶出，也可手工輸入。

[傳　　真] 供應商之傳真號碼，由[廠商編號]自動帶出，也可手工輸入。

[備註] 此筆來料單的補充說明。視需要手工輸入。

[海關合同] 如有海關合同編號，請手工輸入。

[發票號碼] 此筆退料對應哪張採購來料的發票，請手動選入。

[折讓單號] 若在[功能]執行[轉折讓]，退料(折讓)資料會拋入[帳款-進貨折讓單]，在拋轉成功後，會自動產生折讓單號。

注意

必填（選）欄位:廠商編號、稅率類別、稅率、付款方式、付款幣別、匯率。

# 退料詳細資料

# 操作步驟

填寫退料詳細資料

功能:設定與廠商協議之相關條件與內容。
1. 點擊[新增]按鈕，填入各項資料。
2. 點擊[保存]按鈕保存，如不想保存點擊[取消]按鈕。
編輯退料詳細資料

點擊[編輯]按鈕，修改資料後，點擊[保存]，如不想保存點擊[取消]按鈕。

註

已設定的欄位欲清除為無資料，請點擊[編輯]按鈕，以倒退鍵將資料清空後，再點擊[保存]即可。

# 欄位説明

欄位說明（退料詳細資料）：

[托運者] 運送此批貨品的航運業者的名稱。手工輸入。

[船名/船次] 運送此批貨品的船名，或者是飛機航班代號。手工輸入。

[轉運港口] 如果運送途中有轉運港口，從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] –[港口]中設置。

[裝貨港] 運送此批貨品的裝載上船的港口名稱。從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據]–[港口]中設置。

[卸貨港] 運送此批貨品船隻到達目的地的港口名稱。從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據]–[港口]中設置。

[啟航日期] 運送此批貨品船隻的啟航日期。由放大鏡挑選日期。

[到達日期] 運送此批貨品船隻到達目的地的日期。由放大鏡挑選日期。

[送貨地址] 供應商送貨的地址，由[送貨公司]帶出，也可以手工輸入。

[送貨人員] 接貨地點的連絡人員，由[送貨公司]帶出，也可以手工輸入。

[郵箱] 送貨公司之郵件帳號，由[送貨公司]帶出，也可以手工輸入。

[聯繫電話] 送貨人之聯繫電話，由[送貨公司]帶出，也可以手工輸入。

[傳真] 送貨人之傳真號碼，由[送貨公司]帶出，也可以手工輸入。

[車名] 載送退料的車子的車名。手工輸入。

[車號] 載送退料的車子的車號。手工輸入。

註

退料詳細資料頁面之各欄位，視需要填選，無必要輸入欄位。

# 產品基本資料

# 操作步驟

填寫產品基本資料

功能:設定退料品項之相關內容。
1. 點擊[新增]按鈕，點選[來料單號]旁邊的放大鏡，選中後部分資料如[產品名稱]``[供應商產品]``[產品編號]``[產品規格]``[單價]``[管理單位]``[庫存單位]``[退料單價]..等將自動帶出。
2. 點選[退料倉庫]、[退料儲位] 。
3. 輸入退料數量，選擇退料單位。
4. 若有管理單位數量，請自行輸入。
5. [備註]欄可填寫此筆退料品項的補充說明。
6. 點擊[保存]按鈕保存，如不想保存點擊[取消]按鈕。
編輯/刪除產品基本資料

點擊[編輯]/[刪除]按鈕。修改資料後，點擊[保存]，如不想保存點擊[取消]按鈕。

注意

此刪除動作是刪除退料品項，請選擇[編輯]旁邊的刪除，勿選擇[列印]旁邊的[刪除]。

# 欄位説明

欄位說明（產品基本資料）：

[來料單號] 依哪筆來料單號退料，請點擊放大鏡選取。選中後部分資料如[產品名稱]``[廠商編號]``[產品編號]``[產品規格]``[單價]``[管理單位]``[庫存單位]..等將自動帶出。

註

若無法查到來料單號，來料單號可跳過不選。

[訂單編號] 若採購單是由[銷售]-[客戶訂單]轉入，訂單編號將由客戶訂單帶入。由[來料單號]帶出。

[客戶採購單] 若採購單是由[銷售]-[客戶訂單]轉入，客戶採購單將由客戶訂單帶入。由[來料單號]帶出。

[項次] 來料筆數序號，由系統自動產生。

[廠商編號] 供應商產品之名稱，由[來料單號]帶出。或者手動由放大鏡選入。

[產品編號] 產品之編號，由[來料單號]帶出。或者手動由放大鏡選入。

[產品名稱] 產品之名稱，由[來料單號]帶出。或者由[產品編號]帶入。

[產品規格] 產品之規格，由[來料單號]帶出。或者由[產品編號]帶入。

[退料倉庫] 來料產品之存儲倉庫，從[物料]-[料件管理]-[倉庫資料]-[主要倉庫]中帶出。或者手動選入。[物料]-[倉庫管理]須事先設定完成。

[退料儲位] 退料產品之存放儲位，從[物料]-[料件管理]-[倉庫資料]-[儲位]中帶出。或者手動選入。[物料]-[倉庫管理]須事先設定完成。

[退料數量] 用戶手動輸入。

[退料單位] 用戶由下拉選單中點選。

註

退料單位與庫存單位不一致時，[物料]-[料件管理]-[功能]-[庫存單位]-需先設定雙單位(或多單位)的單位轉換公式。

如：庫存單位:包　退料單位:條　轉換公式: 1 條 =　10　包

[管理單位數量] 退料產品之管理單位數量，手工輸入。

[庫存單位數量] 退料產品之庫存單位數量，由[產品編號]帶出。

註

退料單位若等於庫存單位，庫存單位數量就是退料數量。

退料單位若不等於庫存單位，庫存單位數量將依據轉換公式由系統計算計算。

[退料單價] 產品之來料單價。由[來料單號]帶出。或者手工輸入。

[金額小計] 退料金額合計(金額合計 = 退料數量 × 退料單價)。

[本幣小計] 退料產品銷售合計(本幣)。本幣小計 = 金額小計 × 匯率。

[備註] 補充對退料品項的說明。

註

必須輸入欄位:

廠商產品或產品編號。
退料數量、退料單位、退料單價。

# 產品詳細資料

# 操作步驟

填寫產品詳細資料

功能:設定退料品項之包裝方式與包裝內容或過磅前後之重量。
1. 點擊[編輯]按鈕，選入包裝資料。
2. 點擊[保存]按鈕保存，如不想保存點擊[取消]按鈕。
注意

請勿使用[新增]按鈕設定包裝資料，請使用[編輯]按鈕。
刪除產品詳細資料

點擊[刪除]按鈕，刪除資料。

注意

此刪除動作是刪除包裝資料，請選擇[編輯]旁邊的刪除，勿選擇[列印]旁邊的[刪除]。

# 欄位説明

欄位說明（產品詳細資料）：

[包裝方式] 退料產品在運交時的包裝方式。由[採購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[包裝方式]中設置。

[包裝單位] 產品的外箱包裝計量單位。由[採購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[包裝單位]中設置。

[包裝數量] 該產品之內包裝數量，可手工輸入。

例：1包(PCS)裝1000pcs螺絲，則包裝方式：BAG；包裝單位：pcs；包裝數量：1000。

[重量單位] 退料產品所使用的重量單位。由[採購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[包裝方式]中設置。

[才積單位] 退料產品所使用的才積單位。由[採購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[才積單位]中設置。

[包裝才積] 產品包裝後的才積大小。手工輸入。

[包裝毛重] 該產品包裝後所有的重量。手工輸入。

[包裝淨重] 不含包裝材料之重量而只有該產品的淨重。手工輸入。

[裝箱方式] 產品外包裝的內箱包裝方法（例如產品的內包裝是用(瓶)(盒)(桶)(捆)(個)(罐)哪種方式包裝的），由[請購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[裝箱方式]中設置。

[裝箱單位] 產品內箱包裝計量單位，在[系統]-[基本資料]-[基本數據]中設置。由[採購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[裝箱單位]中設置。

[裝箱數量] 該項產品在每一箱的內裝數量，手工輸入。

[箱數] 產品裝箱之箱數，由系統自動計算。箱數=採購數量/包裝數量/裝箱數量。

[車輛總重] 載送貨物入廠的車輛總重，指未卸貨前的總重。手工輸入。

[車輛空重] 卸貨後的空車重。手工輸入。

[容器重] 貨物若有用容器裝乘，容器的重量手工輸入。

[淨重] 貨物的實際淨重，由系統自動計算。公式=車輛總重-車輛空重-容器重。

[地磅單位] 貨物的重量單位，從下拉式選單中選取。在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[包裝方式]中設置。

# 功能

審核/核准/確認/帳款確認

0請點擊[功能]按鈕，從彈出的對話框中點選。設定後頁面中的[是否審核]、[是否核准]、[是否確認]欄位會被勾選，確認後的單據無法進行編輯操作，如要取消請同樣進入[功能]點選[取消確認]、[取消核准]、[取消審核]。
註
1. 審批過程要通過幾個關卡，經高級主管核可後，由系統管理員在[系統]-[基本資料]-[審批功能設置]預先完成設定。
2. 哪些人具有審核、核准、確認的權限，亦需經高級主管核可後，由系統管理員預先在[系統]-[用戶管理]-[權限設置]完成設定。
3. 執行確認後，退料將自動出庫。
4. 單據通過確認後，再點擊[功能]按鈕，在點擊帳款確認，系統會拋轉傳票，亦可產生廠商對帳單。若修改單據前要先點擊[取消帳款確認後]，在取消其他審批才能修改單據。
轉分公司退貨

在退料基本資料頁面點擊[功能]按鈕，從彈出的功能頁中點選[轉分公司退貨]，選擇公司編號、單據別，資料存儲方式以及FTP帳號，然後點擊[執行]即可。
轉折讓

在退料基本資料頁面點擊[功能]按鈕，點選[轉折讓]，可直接拋轉至採購折讓單，退料基本資料的折讓單號欄位內會自動生成折讓單號。

注意

單據只有在確認後才可轉折讓，並且要有相關的發票編號，點擊[發票編號]欄位旁邊的放大鏡按鈕，選擇對應的發票(單據審批後就不能再操作了，您可以在新增退貨單時或在編輯狀態下完成此項操作)。

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