物料請購

# 物料請購

目的： 制定此標準作業程序以確保ERP採購模組各項表單功能順利實施。
說明： 物控人員收集各單位之請購單，統計整合後輸入ERP系統之物料請購，經權責主管核可後，得以統一向廠商採購，以避免資源浪費，節省採購成本及人力支出。
功能： 物料請購之查詢、新增、刪除、修改及請購作業的審批與自動轉採購。
範圍： 凡生產時所需之原物料、各部門提出之請購需求均屬之。
執行單位： 物控。
權責：
1. 請購：物控
2. 請購核准：部門理級以上幹部
依據：
- 常用物料-物控依《常用物料安全庫存表》對物料進行管控，低於安全庫存量時需登入ERP系統生成請購單，經各級主管批核後，可執行[轉採購]以產生採購單。
- 其他物料-由所需部門提出書面《請購單》，經單位主管批核後，交予物控。物控依據請購內容整合統計後，登入ERP系統生成請購單，經各級主管批核後，可執行[轉採購]以產生採購單。
- 生產欠料- 生產製令展開物料需求時，發現庫存不足，由生管人員提出書面《請購單》，經單位主管批核後，交予物控。物控登入ERP系統生成請購單，經各級主管批核後，可執行[轉採購]以產生採購單。
相關單位： 其它部門（會提出請購需求的部門）、生管

註

相關單位需發給標準指導書、流程圖

控制重點：
1. 請購單的內容是否依規定填寫齊全?
2. 請購單是否經權責單位主管核准？核決許可權是否符合規定?
3. 請購單上貨品規格如有變更或數量之增減，是否經有關單位主管之同意?
4. 對於緊急請購之發生，是否分析其發生原因及改進措施?
審批功能：

[審核功能]-由採購部門主管做。

[核准功能]-由公司更高級主管做。

[確認功能]-由經手人或者承辦人員做。
產生表單： 請購單。

資料準備：

[物料]-[料件管理]-需先設定請購產品相關資料。

[採購]-[供貨商資料]-需先設定採購廠商(托外加工商)資料。

註：若需參考廠商進價，請維護[廠商產品]頁面之[採購單價]。加工廠商不需設定[加工單價]。

[採購]-[採購價格維護]-設定請購料號之單價取決方式與採購進價。
資料來源： [採購]-[物料請購]
資料去向： [採購]-[物料採購]

# 請購基本資料

# 操作步驟

進入物料請購頁面

進入系統主畫面，用滑鼠點擊[採購]-[物料請購]-[請購基本資料]頁面。

填寫請購基本資料

功能：設定請購廠商與廠商相關資料。
1. 點擊[新增]按鈕，填寫各項資料，其中[請購單號]為系統自動產生。
2. 用滑鼠點擊[廠商編號]旁邊的放大鏡，從彈出的選項框中可下查詢條件（如廠商編號或廠商名稱）過濾出需要的廠商。選中後部分資料如[付款幣別]``[稅率類別] [付款方式]``[聯繫人員]``[結帳方式]等欄位將自動帶出，也可根據實際情況手動選入。
3. [請購人員][請購部門]`依登入用戶身份，由系統自動帶出。
4. [備註]欄可填寫此筆請購單的補充說明。
5. 點擊[保存]按鈕保存，如不想保存點擊[取消]按鈕。
編輯/刪除請購基本資料

點擊[採購]-[物料請購]-[請購基本資料]頁面，點擊[編輯]/[刪除]按鈕，修改（刪除）資料後，如果是编辑资料的情形，點擊[保存]以保存资料，如不想保存點擊[取消]按鈕。

註

刪除是整筆請購單刪除，刪除後資料無法恢復，刪除前務必詳細檢查。

# 欄位説明

欄位說明（請購基本資料）：

[請購單號] 請購單之編號，系統自動產生流水號。

[請購類別] 請購種類，從下拉式選單中提取。

註

請先在[系統]-[基本資料]-[基本數據]-[採購]-[採購類別]設置。

[廠商編號] 請購廠商編號/請購廠商名稱，點擊放大鏡選項按鈕，從彈出表單中選取。

註

[採購]-[供應商資料]需先完成設置。

[產品總稱] 此筆請購產品是廠商某系統產品的分支，該系列產品的總稱請手動輸入。

例如[廚具]是組合產品總稱，包含廚櫃體、水槽、檯面和瓦斯爐具、抽油煙機、烘碗機、洗碗機及其他功能性配件等。但[五金釦件]又是另一項系列產品，若必須標註該請購產品是屬於哪一系列的產品總稱時，可在此備註說明。

[稅率類別] 供應商營業稅之類型，由[廠商編號]自動帶出。或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據]-[稅率類別]中設置。

[稅率] 供應商營業稅率。由[廠商編號]自動帶出。或者由用戶手動填入。

[付款方式] 付款之方式，由[廠商編號]自動帶出。或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[付款方式]中設置。

[結帳方式] 結帳之方式，由[廠商編號]自動帶出。或者從下拉選單中提取，在[帳款]-[帳款參數]-[結帳方式]中設置。

[付款幣別] 付給供應商的幣別，由[廠商編號]自動帶出。或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[付款幣別]中設置。

[匯率] 請購所採用的匯率，依據[付款幣別]，由[帳款]-[帳款參數]-[匯率調整]設定的[買入匯率]帶出。

[聯繫人員] 供應商之聯繫人員，由[廠商編號]自動帶出，也可手工輸入。

[郵箱] 供應商之郵箱地址。由[廠商編號]自動帶出，也可手工輸入。

[聯繫電話] 供應商之聯繫電話號碼，由[廠商編號]自動帶出，也可手工輸入。

[傳　　真] 供應商之傳真號碼，由[廠商編號]自動帶出，也可手工輸入。

[備註] 此筆詢價單的補充說明。視需要手工輸入。

[審批備註] 若執行[功能]-[確認]時，在跳出的審批備註視窗中，主管有做批示，確認後該批示內容會列示在此，方便用戶查看。

[表尾條文] 請購單報表的備註等注意事項，為減少重覆輸入的時間，可以先在[系統]-[基本資料]- [報表設置]-[條文設置]設定完成，需要時依據[條文標題]選入適用的條文內容，並可修改，保存後可帶入[物料請購]報表。

[帳款科目] 帳款科目指請購金額明細資料。

物料請購需使用哪些帳款科目，請先在[帳款]-[帳款參數]-[帳款科目設置]-[物料請購]完成設定。基本的帳款科目有四個-分別是總計、稅額、未稅金額、產品未稅合計。

注意

[請購基本資料]在點擊[新增]按鈕時，[帳款科目]將自動帶入，所以[帳款科目]請先設定完成再新增請購資料。

若已保存的資料欲帶入新修正的[帳款科目]，即使點擊[編輯]按鈕，[帳款科目]亦不會刷新，所以必須將該筆請購資料刪除後重做新增，新的[帳款科目]才會帶入。

必填（選）欄位：廠商編號。

# 請購詳細資料

# 操作步驟

填寫請購詳細資料

功能:設定與廠商協議之相關條件與內容。
1. 點擊[新增]按鈕，填入各項資料。
2. 點擊[保存]按鈕保存，如不想保存點擊[取消]按鈕。
編輯請購詳細資料

點擊[編輯]按鈕，修改資料後，點擊[保存]，如不想保存點擊[取消]按鈕。

註

已設定的欄位欲清除為無資料，請點擊[編輯]按鈕，以倒退鍵將資料清空後，再點擊[保存]即可。

# 欄位説明

欄位說明（請購詳細資料）：

[貿易條件] 與該廠商交易中使用的貿易條件，例如CIF，FOB…等。由[請購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[貿易條件]中設置。

[保險條件] 當國外廠商經由海運或空運，運送貨品時，要求將貨物保險以測安全，保險條件就是我們希望擁有的貨物運輸時之保險內容(國內廠商如果沒有要求，可以省略不用輸入)。由[請購基本資料]-[廠商編號]自動帶入。或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]- [基本數據] -[保險條件]中設置。

[包裝條件] 希望以何種包裝方式運送貨品。由[請購基本資料]-[廠商編號]自動帶入。或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]- [基本數據] -[包裝條件]中設置。

[裝運條件] 貨物裝運的方式，與其它特殊之要求。由[請購基本資料]-[廠商編號]自動帶入。或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[裝運條件]中設置。

[送貨方式] 貨物出廠經由何種運輸方式送交。由[請購基本資料]-[廠商編號]自動帶入。或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]- [基本數據] -[送貨方式]中設置。

[送貨公司] 希望廠商貨送目地(指送到哪家公司)。可由下拉選單挑入，但需在[採購]-[供廠商資料]-[廠商送貨公司]先完成設定，或者也以可手工輸入。

[送貨地址] 供應商送貨的地址，由[送貨公司]帶出，也可以手工輸入。

[送貨人員] 接貨地點的連絡人員，由[送貨公司]帶出，也可以手工輸入。

[郵箱] 送貨公司之郵件帳號，由[送貨公司]帶出，也可以手工輸入。

[聯繫電話] 送貨人之聯繫電話，由[送貨公司]帶出，也可以手工輸入。

[傳真] 送貨人之傳真號碼，由[送貨公司]帶出，也可以手工輸入。

註

請購詳細資料頁面之各欄位，視需要填選，無必要輸入欄位。

# 產品基本資料

# 操作步驟

填寫產品基本資料

功能：設定請購品項之相關內容。
1. 點擊[新增]按鈕，點選[產品編號]或[供應商產品]旁邊的放大鏡，選入請購產品。
2. 輸入請購數量，選擇請購單位。
3. 若未事先維護單價，請自行輸入。
4. 若有管理單位數量，請自行輸入。
5. 需求日期，請依據申請單位的需求日期點選日期放大鏡，選入日期。
6. [備註]欄可填寫此筆請購品項的補充說明。
7. 點擊[保存]按鈕保存，如不想保存點擊[取消]按鈕。
編輯/刪除產品基本資料

點擊[編輯]/[刪除]按鈕，修改（刪除）資料。如果是编辑资料的情形，點擊[保存]，如不想保存點擊[取消]按鈕。

注意

此刪除動作是刪除請購品項，請選擇[編輯]旁邊的刪除，勿選擇[列印]旁邊的[刪除]。

# 欄位説明

欄位說明（產品基本資料）：

[供應商產品] 供應商產品之名稱，請點擊放大鏡選取。選中後部分資料如[產品名稱]、[產品規格]、[管理單位]、[庫存單位]..等將自動帶出。

[產品編號] 產品之編號，請點擊放大鏡選取。從彈出的選項框中可下查詢條件（如產品編號或產品名稱）過濾出需要的產品。由[物料]-[料件管理]-[產品工程資料]帶出。選中後部分資料如[產品名稱]、[產品規格]、[管理單位]、[庫存單位]..等將自動帶出。

[產品名稱] 請購產品名稱，由[產品編號]帶出。

[產品規格] 請購產品規格，由[產品編號]帶出。

[請購數量] 此次請購的數量，用戶手動輸入。

[請購單位] 請購使用的庫存單位，用戶由下拉選單中點選。

註

請購單位與庫存單位不一致時，[物料]-[料件管理]-[功能]-[單位轉換公式]-需先設定雙單位(或多單位)的單位轉換公式。

如：庫存單位:包　請購單位:條　轉換公式: 1 條 =10包

[管理單位數量] 請購產品之管理單位數量，手工輸入。

[管理單位] 請購使用的管理單位，用戶由下拉選單中點選。

[庫存單位數量] 請購產品之庫存單位數量，系統自動計算。

註

請購產品之庫存單位數量，系統依據[物料]-[料件管理]-[功能]-[單位轉換公式]的單位換算比例值，自動由請購數量換算成庫存單位數量。

若請購單位不等於庫存單位，管理數量會等於請購數量，庫存單位數量將依據轉換公式由系統計算計算。

例：螺絲一包1000pcs，庫存單位是[PCS]，但請購的基本單位是[MPCS]，所以必須先在[單位轉換公式]設定:PCS=1000pcs，所以請購數量是PCS，管理單位數量也是PCS，但庫存單位數量卻是5000PCS。

若請購單位等於庫存單位，庫存單位數量就是請購數量，管理數量請用戶視需要自行輸入。

例：若1SPNL=6PCS，庫存單位是PCS，管理單位是SPNL，所以必須先在[單位轉換公式]設定:1SPNL=6pcs。若請購數量是6PCS(請購單位與庫存單位相同)，而管理單位數量應是1SPNL。

[單價] 請購料品之單價，用戶手動輸入。

註

請購單位一般不管單價，所以此欄位系統不自動帶出，若有需要，採購人員可手動填入。

[金額小計] 請購金額小計(金額合計= 請購數量 × 請購單價)。

[需求日期] 希望的進貨日期，從下拉式選單中提取。

[成品料號] 此筆請購料號可完成的成品料號是什麼？用戶可手動輸入，或者由[托外]-[托外製程轉移]-[物料明細]轉出。

[現在庫存] 此筆請購料號現有庫存數量有多少?可提供用戶做為請購的參考，系統自動由[物料]-[庫存管理]-[當前庫存]帶出。

[在途數量] 此筆請購料號現有的已採購尚未來料的在途數量有多少?可提供用戶做為請購的參考，系統自動計算。

[最後入庫日期] 上一次採購入庫的日期，可提供用戶做為請購的參考，系統自動計算。

[備註] 補充對請購品項的說明，用戶可手動輸入。

註

必須輸入欄位：

請購產品-[供應商產品]或[產品編號]。
請購數量、請購單位、請購單價、需求日期。

# 產品詳細資料

# 操作步驟

填寫產品詳細資料

功能:設定請購品項之包裝方式與包裝內容。
1. 點擊[編輯]按鈕，選入包裝資料。
2. 點擊[保存]按鈕保存，如不想保存點擊[取消]按鈕。
注意

請勿使用[新增]按鈕設定包裝資料，請使用[編輯]按鈕。**
刪除產品詳細資料

點擊[刪除]按鈕，刪除資料。

註

包裝資料在請購時可以不必輸入，所以除非必要，本頁面可跳過不必進入。

# 欄位説明

欄位說明（產品詳細資料）：

[包裝方式] 請購產品在運交時的包裝方式。由[請購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[包裝方式]中設置。

[包裝單位] 產品的外箱包裝計量單位。由[請購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[包裝單位]中設置。

[包裝數量] 該產品之內包裝數量，可手工輸入。

例：1包(PCS)裝1000pcs螺絲，則包裝方式：BAG；包裝單位：pcs；包裝數量：1000。

[重量單位] 請購產品所使用的重量單位。由[請購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[包裝方式]中設置。

[才積單位] 請購產所使用的才積單位。由[請購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[才積單位]中設置。

[包裝才積] 產品包裝後的才積大小。手工輸入。

[包裝毛重] 該產品包裝後所有的重量。手工輸入。

[包裝淨重] 不含包裝材料之重量而只有該產品的淨重。手工輸入。

[裝箱方式] 產品外包裝的內箱包裝方法（例如產品的內包裝是用(瓶)(盒)(桶)(捆)(個)(罐)哪種方式包裝的），由[請購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[裝箱方式]中設置。

[裝箱單位] 產品內箱包裝計量單位，在[系統]-[基本資料]-[基本數據]中設置。由[請購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[裝箱單位]中設置。

[裝箱數量] 該項產品在每一箱的內裝數量，手工輸入。

[箱數] 產品裝箱之箱數，由系統自動計算。箱數=請購數量/包裝數量/裝箱數量。

# 功能

審核/核准/確認

若需要做審批，請點擊[功能]按鈕，從彈出的對話框中點選[審核]或[確認]。設定後頁面中的[是否審核]、[是否確認]欄位會被勾選，確認後的單據無法進行編輯操作，如要取消請同樣進入[功能]點選[取消確認]、[取消審核]。

註

哪些人具有審核、確認的權限**，**需經高級主管核可後，由系統管理員預先在[系統]-[用戶管理]-[權限設置]完成設定。
轉採購

請先在[產品基本資料]頁面選中需要轉採購的料品，再點擊[功能]按鈕，由彈出的功能表中直接點選[轉採購]，即可將請購單拋轉採購單。

注意

執行轉採購前，需先做確認，並選擇需要轉採購的品項後，方可執行[轉採購]，否則轉入的採購單將不成功。
批次修改產品需求日期

點擊[功能]按鈕，點選[批次修改產品需求日期]，可以批次修改尚未執行[確認]單據的[需求日期]。
作廢

若已產生請購單號，後續亦產生其它流水號，但因故想刪除，可是又不想造成空號，可以點擊[功能]，再點擊[作廢]，表單上[是否作廢]前有勾選，表示此張請購單已作廢。
結案

若已產生請購作業完成，可以點擊[功能]，再點擊[結案]，表單上[是否結案]前有勾選，表示此張請購單已結案。

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