供應商資料

# 供應商資料

目的： 製定此標準作業程序以確保ERP採購各項表單功能順利實施。
說明：
1. 確保供貨來源及品質，避免因產品不良而影響公司營運，特訂定本作業。
2. 建立與維護原物料供應商基本資料，根據歷史採購記錄，做到有效管控供應商。
功能： 對供應商資料的查詢、新增、刪除、修改，供應商控制。
範圍： 本作業適用於原料、買賣成品與財產及一般事務性用品供應廠商之評估及選定等程序。
執行單位： 採購人員。
權責：
1. 供應商資料建立：採購人員。
2. 供應商資料審核：部門主管。
3. 供應商資料確認：財會人員。
相關單位： 財會人員。

註

相關單位需發給標準指導書。

內容：
1. 程序說明：
  1. 對於擬經常配合或長期合作之原料、商品及設備、用品供應商，應填立〝協力廠商調查評估表〞進行評估，對審查合格之供應商，應填立〝合格廠商名錄〞建立供應商資料。
  2. 對公司經常所須之原料、買賣商品、設備及用品，採購單位應隨時進行市場調查及搜集相關資料，以作為日後採購之依據。
  3. 對於往來之供應商，經評估供應商信譽及交貨記錄均良好者，可視需要與之協談，達成長期配合約定或簽訂長期供貨合約。
  4. 對擇定長期配合之廠商，採購單位於辦理採購時，可不經比、議價直接洽特定供應商訂購，但仍應視需要不定期查詢市場行情，以免公司遭受損失。
  5. 長期合作廠商如有下述情形發生者，採購單位應與之協商改善，若協調未果，則應考慮取消長期合作關係，另覓其他供應商交易。
    
    (一)相同物品或服務價格高於其他廠商。
    
    (二)延遲交貨之頻率高。
    
    (三)交貨品質不良。
    
    (四)其他足以損害公司權益之情事。
2. 控制重點：
  1. 經常往來之供應商應建立檔案資料，並適時更新。
  2. 長期配合之供應商應評估其配合情況及供貨品質，並予以記錄，以作為後續是否繼續合作之依據。

# 廠商基本資料

# 操作步驟

進入供應商資料頁面

進入系統主畫面，用滑鼠點擊[採購]-[供應商資料]-[廠商基本資料]頁面。

填寫廠商基本資料

功能:設定廠商相關資料。
1. 點擊[新增]按鈕，依序填入各欄位資料。
  註
  1. 付款幣別等有下拉選單出現的欄位，欄位內容請先至[系統]-[基本資料]-[基本數據]，在左方[類別名稱]找到相應之類別後，請在右方視窗依序欄位資料。
  2. 若[供應商資料]畫面已開啟，又再另外開啟[基本數據]輸入資料並保存，欲能點選該欄位新設內容，必須先離開此[供應商資料]畫面再重新進入，才能在該下拉選單中找到新增的欄位內容，本系統無論各模組作業作法皆同。
2. 點擊[保存]按鈕保存，如不想保存點擊[取消]按鈕。
編輯/刪除廠商基本資料

點擊[編輯]/[刪除]按鈕，修改（刪除）資料，如果是編輯資料，在編輯完成後，點擊[保存]，如不想保存點擊[取消]按鈕。

註

刪除是整筆廠商資料刪除，刪除後資料無法恢復，刪除前務必詳細檢查。

# 欄位説明

欄位說明（廠商基本資料）：

[廠商編號] 供應商之編號，用戶手工輸入，編碼規則由用戶自行定義。

[國內廠商/國外廠商] 供應商所在地屬於國內還是國外，用戶手動點選。

[廠商名稱] 供應商之名稱，用戶輸入。

[結帳廠商] 應付帳款實際支付對象，新增保存時系統自動預設為供應商，但仍可以[編輯]進入，點選[結帳廠商]旁邊之放大鏡，在選單視窗中挑選出結帳廠商。

註

[結帳廠商]亦須另外設定供應商資料，因為日後有沖帳付款等問題。

[信用額度] 能欠供應商貨款的最大額度。手動輸入。

[應付累計] 累計至今未向供應商付款的金額。系統自動產生。

[付款幣別] 付給供應商的幣別，從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[幣別設置]中設置。

[付款方式] 付款之方式，從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據]-[付款方式]中設置。

[保險條件] 當國外廠商經由海運或空運，運送貨品時之保險內容。從下拉式選單中提取。在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[保險條件]中設置。

[貿易條件] 與該廠商交易使用的貿易條件，例如CIF，FOB…等。從下拉式選單中提取。在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[貿易條件]中設置。

[包裝條件] 希望廠商以何種包裝方式運送貨品。從下拉式選單中提取。在[系統]-[基本資料]-[基本數據]-[包裝條件]中設置。

[裝運條件] 貨物裝運的方式，與其它特殊之要求。從下拉式選單中提取。在[系統]-[基本資料]-[基本數據]-[裝運條件]中設置。

[稅率類別] 營業稅之類型，從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據]-[稅率類別]中設置。

[稅率] 供應商營業稅率。由[稅率類別]帶出，或可手動輸入。

[通訊地址] 供應商之公司地址。手動輸入。

[發票地址] 供應商之發票地址。手動輸入。

[公司網址] 供應商之公司綱址。手動輸入。

[簡稱] 供應商之公司簡稱。手動輸入。

[等級] 供應商等級，從下拉式選單中提取，它分為1、2、3、4，5，五個等級。配合[采購]-[采購價格維護]-[價格選取方式]決定採購價格，若價格選取方式設定為[2選取廠商等級價格]，請購、採購、來料..等作業之單價，將比對供應商等級之設定在採購價1~5中帶出對應之..之單價。

[統一編號] 廠商的統一編號。用戶手工輸入。

[是否托外廠商] 如果是托外廠商，請勾選為是。

[查詢密碼] 供應商於網路上查詢送貨，品質檢驗狀況的密碼。

[是否自動更新供應商產品] 在採購來料中，如果此供應商有新的產品來料，系統會自動在供應商產品的資料中更新其產品資料，如果產品的單價發生變化，系統也會自動更新。

註

如果希望系統隨採購來料能自動更新[廠商產品]的價格，此欄位請打勾。若勾選為[是]，針對該供應商進料的產品，會自動更新到[廠商產品]頁面中。

若希望廠商價格維護需另外透過[採購]-[採購價格調整]來異動廠商進價，則不必打勾。[廠商產品]的[採購單價]將隨[採購價格調整]而異動。

[結帳方式] 結帳的方式，從下拉式選單中提取。在[帳款]-[帳款參數]-[結帳方式設置]中設定。

[對帳日期] 關帳日期。須與上欄位[結帳方式]在[結帳方式設置]設定的[起算日期]一致。

[送貨方式] 希望廠商以何種方式輸運貨物，從下拉式選單中提取。在[系統]-[基本資料]-[基本數據]-[送貨方式]中設置。

[對帳類別] 供應商對帳單產生之分類依據，從下拉式選單中提取。在[系統]-[基本資料]-[基本數據]-[對帳類別]中設置。

[聯繫人員] 供應商之聯繫窗口。手動輸入。

[聯繫電話] 供應商之聯繫電話。手動輸入。

[手機] 供應商聯繫人之手機號碼。手動輸入。

[傳真] 供應商之傳真號碼。手動輸入。

[電子郵箱] 供應商之電子郵箱。手動輸入。

[郵編] 供應商公司所在之郵遞區號。手動輸入。

[採購員] 此供應商是公司哪位人員負責。點擊放大鏡選入。

[部門] 此供應商是公司哪個部門負責。點擊放大鏡選入。

[失效否] 表明供應商是否有效，是否可與之發生採購業務。在[功能]做設定。

註

必須輸入欄位-

廠商編號、廠商名稱、結帳廠商、付款幣別、付款方式、稅率類別、稅率、結帳方式、對帳日期、通訊地址、聯繫電話

# 關係人員

填寫關係人員

功能:維護供應商各部門各人員之相關資料，以利日後業務連繫。
1. 點擊[新增]按鈕，填入各項資料。
2. 點擊[保存]按鈕保存，如不想保存點擊[取消]按鈕。
編輯/刪除關係人員

點擊[編輯]/[刪除]按鈕，修改（刪除）資料，如果是編輯資料，在編輯完成後，點擊[保存]，如不想保存點擊[取消]按鈕。

# 競爭者檔案

填寫競爭者檔案資料

功能: 維護供應商同業別之競爭者資料。此頁面視需要，不一定要輸入。
1. 點擊[新增]按鈕，填入各項資料。
2. 點擊[保存]按鈕保存，如不想保存點擊[取消]按鈕。
編輯/刪除競爭者檔案

點擊[編輯]/[刪除]按鈕，修改（刪除）資料，如果是編輯資料，在編輯完成後，點擊[保存]，如不想保存點擊[取消]按鈕。

# 廠商送貨公司

填寫廠商送貨公司資料

功能:維護貨物希望送達的地點。若進料地點不在公司，如需指送到其它地方(需送至委外廠商)，才需要設定，此頁面不一定要輸入。
1. 點擊[新增]按鈕，填入各項資料。
2. 點擊[保存]按鈕保存，如不想保存點擊[取消]按鈕。
編輯/刪除廠商送貨公司

點擊[編輯]/[刪除]按鈕，修改（刪除）資料，如果是編輯資料，在編輯完成後，點擊[保存]，如不想保存點擊[取消]按鈕。

# 嘜頭資料

填寫嘜頭資料

功能:維護進口時外箱包裝上的裝箱正嘜、側嘜或標誌。此頁面視需要，不一定要輸入。

註

新增或上傳文檔說明，請參考[共同操作界面] –[新增或上傳文檔]的說明。

# 廠商產品

# 操作步驟

填寫廠商產品資料

功能:廠商產品之維護。
1. 點擊[新增]按鈕，填入[廠商產品]、在[產品編號]選擇放大鏡，選擇對應哪個[產品編號]，產品名稱、產品規格，庫存單位將自動帶入。
2. 輸入採購單價。(廠商若為加工商，加工單價亦不需輸入)。
3. 若需指定廠商包裝方式，可輸入包裝等欄位。
4. 點擊[保存]按鈕保存，如不想保存點擊[取消]按鈕。
編輯/刪除廠商產品資料

點擊[編輯]/[刪除]按鈕，修改（刪除）資料，如果是編輯資料，在編輯完成後，點擊[保存]，如不想保存點擊[取消]按鈕。

提示

資料產生方式-
1. 自行新增-
  
  [廠商產品]`由用戶自行手動新增。
2. 由[採購來料]寫入-
  
  若[廠商基本資料]頁面[是否自動更新廠商產品]有打勾，[廠商產品]資料將由[採購]-[採購來料]-[產品基本資料]`寫入。
[採購單價]資料來源-
1. 自行修正-
  
  以[編輯]進入，自行修改[採購單價]。
2. 由[採購來料]寫入-
  
  若[廠商基本資料]頁面[是否自動更新廠商產品]已打勾，將隨來料自動維護進價。[採購單價]將由[採購]-[採購來料]-[產品基本資料]-[採購單價]寫入。
3. 由[採購價格調整]寫入-
  
  若[採購]-[採購價格調整]有做價格異動，[採購單價]將由[採購]-[採購價格調整]-[產品基本資料]-[採購單價]寫入。

# 欄位説明

欄位說明（廠商產品資料）：

[供應商產品] 供應商產品名稱，手工輸入。

[產品編號] 產品編號，從彈出視窗中點選取出。從[物料]-[料件管理]-[產品工程資料]中帶出，

[產品名稱] 產品名稱，從[產品編號]帶出。

[產品規格] 產品規格，從[產品編號]帶出。

[庫存單位] 產品存儲單位，從[產品編號]帶出。

[採購單價] 供應商產品之採購單價，從[產品編號]帶出，可手工輸入。

[包裝方式] 來料產品在運交時的包裝方式。由[採購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[包裝方式]中設置。

[包裝單位] 產品的外箱包裝計量單位。由[採購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[包裝單位]中設置。

[包裝數量] 該產品之內包裝數量，可手工輸入。

例：1包(PCS)裝1000pcs螺絲，則包裝方式：BAG；包裝單位：pcs；包裝數量：1000。

[重量單位] 來料產品所使用的重量單位。由[採購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[包裝方式]中設置。

[包裝毛重] 該產品包裝後所有的重量。手工輸入。

[包裝淨重] 不含包裝材料之重量而只有該產品的淨重。手工輸入。

[才積單位] 來料產品所使用的才積單位。由[採購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[才積單位]中設置。

[包裝才積] 產品包裝後的才積大小。手工輸入。

[裝箱方式] 產品外包裝的內箱包裝方法（例如產品的內包裝是用(瓶)(盒)(桶)(捆)(個)(罐)哪種方式包裝的），由[請購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[裝箱方式]中設置。

[裝箱單位] 產品內箱包裝計量單位，在[系統]-[基本資料]-[基本數據]中設置。由[採購基本資料]-[廠商編號]自動帶入，或者從下拉式選單中提取，在[系統]-[基本資料]-[基本數據] -[裝箱單位]中設置。

[裝箱數量] 該項產品在每一箱的內裝數量，手工輸入。

# 廠商資產

填寫廠商產品批次維護

功能:針對廠商產品之採購單價，可以批次修改。
編輯廠商產品批次維護

點擊[編輯]按鈕，在[採購單價]欄位可以跨行，將新的採購單價輸入後，再點擊[保存]，所有新修正的採購單價將回寫至[廠商產品]-[採購單價]。如不想保存點擊[取消]按鈕。

# 功能

點擊[供應商資料]-[功能]。在彈出的對話框中點擊要使用功能。

失效

此供應商日後不再往來，可以進入[功能]，選擇[失效]，其它表單如物料採購、採購來料…等，在挑選供應商資料時，跳出的選單視窗中將看不到此筆[失效]的廠商資料，頁面中的[是否失效]欄位會被勾選。

如果想恢復與供應商的交易，同樣請進入[功能]，選擇[生效]即可。
審核/核准/確認

請點擊[功能]按鈕，從彈出的對話框中點選。設定後頁面中的[是否審核]、[是否核准]、[是否確認]欄位會被勾選，確認後的資料無法進行編輯操作，如要取消請同樣進入[功能]點選[取消確認]、[取消核准]、[取消審核]。
註
1. 審批過程要通過幾個關卡，經高級主管核可後，由系統管理員在[系統]-[基本資料]-[審批功能設置]預先完成設定。
2. 哪些人具有審核、核准、確認的權限，亦需經高級主管核可後，由系統管理員預先在[系統]-[用戶管理]-[權限設置]完成設定。
新增請購

若想新增請購單，且請購品項是廠商產品，請先進入[廠商產品]頁面，點選需要請購的料號，再進入[功能]，選擇[新增請購]，再選擇[廠商編號]，就可以直接產生一筆新的請購單。
新增採購

若想新增採購單，且採購品項是廠商產品，請先進入[廠商產品]頁面，點選需要採購的料號，再進入[功能]，選擇[新增採購]，再選擇[廠商編號]，就可以直接產生一筆新的採購單。
合併採購

若想在尚未執行確認的採購單新增一筆廠商產品，請先進入[廠商產品]頁面，點選需要採購的料號，再進入[功能]，選擇[新增採購]，再選擇需併入的[採購單號]，就可以將選定的產品併入該筆採購單號內。
統一修改採購價格

若需要統一調整採購單價時可以直接以此功能修改。請先進入[廠商產品]頁面，點選需要批次調價的料號，進入[功能]，選擇[統一修改採購價格]，依據需要可在[按照比率修改]、[修改成統一價格]、[價格上升]、[價格降低]中任選其一，填入修改資料後，點選[修正]，[廠商產品]頁面的[採購單價]欄位將被修正。
複製到客戶資料

如果供應商同時也是客戶的身份，為避免資料的重覆輸入，可以進入[功能]，選擇[複製到客戶資料]，填寫[客戶編號]即可將供應商資料複製到客戶資料。
來料記錄-

若想查詢廠商的所有來料記錄，可以進入[功能]，選擇[來料記錄]，系統將跳出[採購]-[採購來料]的畫面，在速查表可以看到該廠商所有的來料資料。
退料記錄-

若想查詢廠商的所有退料記錄，可以進入[功能]，選擇[退料記錄]，系統將跳出[採購]-[採購退料]的畫面，在速查表可以看到該廠商所有的退料資料。
應付款查詢

如果想查詢該廠商以往的支付情形，可以進入[功能]，選擇[應付款查詢]，系統將跳出[帳款]-[帳款查詢]-[廠商應付款]的資料畫面，提出該廠商所有的沖帳資料。
檢驗記錄

如果想查詢該廠商以往的來料的檢驗狀況，可以進入[功能]，選擇[檢驗記錄]，系統將跳出[品質]-[來料檢驗]的畫面，在速查表可以看到該廠商所有的檢驗資料。
導入EXCEL

可以把EXCEL檔的資料直接導入到廠商資料。

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