文件申請
# 文件申請
目的： 對文件進行申請查閱時必須填寫文件申請單，以便今後查找申請文件時使用記錄。
功能：
文件申請之查詢、新增、刪除，修改
文件申請之審批作業。
範圍： 公司所有申請查閱、借閱文檔人員建檔資料。
執行單位： 文控。
依據： 每個部門提供申請資料。
相關單位： 公司每個部門。
控制重點：
文件申請的內容是否依規定填寫齊全?
文件申請是否經權責單位主管核准？核決許可權是否符合規定?
審批功能：
[文件申請建立]-文控人員。[文件申請確認功能]-文控主管做。產生表單： 文件申請單。
# 操作步驟
進入文件申請頁面(圖-1)
在系統主畫面中，用滑鼠點擊進入
[文件]-[文件申請]頁面。
圖-1 文件申請 填寫文件申請基本資料(圖-1)
點擊畫面上部
[新增]按鈕，填寫文件申請基本資料，依照欄位說明填寫資料內容，填寫完畢點擊[保存]按鈕保存輸入。填寫文件申請明細(圖-1)
點擊畫面下部
[新增]按鈕，填寫文件查閱資料，依照欄位說明填寫資料內容，填寫完畢點擊[保存]按鈕保存輸入。文件瀏覽
在文件申請頁面中點擊文件瀏覽字樣，就可以直接瀏覽上傳的文件。
設置表尾條文（圖-1）
如果您在
[系統]-[基本資料]-[列印條文]中設置了文件申請表尾條文，那麼該文件申請列印報表中將會自動顯示設置的條文內容，如果沒有在系統模組中設置或是需要對設置的表尾條文再重新編輯，您可點擊此處[表尾條文]欄位(圖-1)，新增表尾條文或點擊[從系統列印條文複製]，再進行[編輯]即可。只有在系統模組中設置了文件申請的表尾條文，才可點擊
[從系統列印條文複製]按鈕，否則將帶出空值。審核/核准/確認
點擊主畫面下部
[消息]按鈕，向上級主管部門發送請求審核、核準、確認消息。審核/核準/確認時可在頁面中點擊[功能]按鈕，從彈出的對話框中點選即可，確認後頁面中的[是否審核]、[是否核准]、[是否確認]欄位會被勾選，確認後的單據無法進行編輯操作，如要取消確認點擊[功能]按鈕，點選[取消確認]、[取消核准]、[取消審核]即可。列印（整合列印）
進入文件申請頁面，點擊
[列印]，系統將產生對應的單張報表。列印（速查表列印）
點擊頁面上方
[多筆]按鈕，可預覽、編輯或打印文件申請統計報表。查詢文件申請
在頁面上方的
[單號]欄位內輸入文件申請單號，再點擊第一個放大鏡按鈕即可查詢到該文件申請資料，點擊[速查表]按鈕進入速查表頁面，再點擊頁面上方第二個放大鏡按鈕，設定高級查找條件可以查詢出所有符合條件的文件申請資料。
# 欄位説明
欄位說明（圖-1 文件申請）：
[申請單號] 申請查閱的文件單號。
[申請部門] 申請查閱文件的部門。
[申請人] 申請查閱文件的人。
[申請日期] 申請查閱文件的日期。
[說 明] 對此張單據申請查閱的系統說明。
文件申請明細欄位說明
[文件編號] 所要查閱的文件編號，在查找中選出。
[文件名稱] 所要查閱的文件名稱。
[版 次] 所要查閱的文件版次。
[份 數] 查閱第幾份文件。
[備 注] 對此項文件的附加說明。