文件列表
# 文件列表
目的： 建立文件目錄表，以便查找文件。
功能：
文件列表之查詢、新增、刪除，修改
文件列表之審批作業。
範圍： 公司所有文檔資料、產品資料、技術規範等相關建檔資料。
執行單位： 文控。
依據： 公司或每個部們提供文檔資料。
相關單位： 公司發文件部門。
控制重點：
文件列表的內容是否依規定填寫齊全?
文件列表是否經權責單位主管核准？核決許可權是否符合規定?
審批功能：
[文件列表建立]-文控人員。[文件列表確認功能]-文控主管做。產生表單： 文件列表單。
資料準備： 公司文件和各部門需要存檔資料及相關文件資料。
# 操作步驟
進入文件列表頁面(圖-1)
在系統主畫面中，用滑鼠點擊進入
[文件]-[文件列表]頁面。
圖-1 文件列表 填寫文件列表內容(圖-1)
點擊畫面上部
[新增]按鈕，填寫文件列表資料，依照欄位說明填寫資料內容。點擊畫面上部[保存]按鈕，保存填寫資料，如不想保存，點擊[取消]按鈕。上傳文件
首先在
[系統]-[基本資料]-[FTP設置]中設置好ftp位址、ftp用戶、ftp密碼及程式的路徑，然後在文件列表頁面中點擊上傳文件字樣，就會彈出對話框，請選擇要上傳文件的路徑及文件名和檔案類型，點擊開啟即可。需要注意的是上傳文件需要在單據保存後方可進行。文件瀏覽
在文件列表頁面中點擊文件瀏覽字樣，就可以直接瀏覽上傳的文件。
上傳掃描圖檔
點擊下部
[上傳掃描圖檔文檔]按鈕，再彈出對話框中，選擇設備名稱，點擊開始掃描，再用滑鼠選擇所要圖像，點擊[上傳圖檔]，系統自動把文件名存到文件列表表單，並把文檔名在下面的欄位中顯示出來。設置表尾條文（圖-1）
如果您在
[系統]-[基本資料]-[列印條文]中設置了文件列表表尾條文，那麼該文件列印報表中將會自動顯示設置的條文內容，如果沒有在系統模組中設置或是需要對設置的表尾條文再重新編輯，您可點擊此處[表尾條文]欄位，新增表尾條文或點擊[從系統列印條文複製]，再進行[編輯]即可。只有在系統模組中設置了文件列表的表尾條文，才可點擊
[從系統列印條文複製]按鈕，否則將帶出空值。審核/核准/確認
點擊主畫面底部的
[消息]，向上級主管部門發送請求審核/核准/確認消息。審核/核准/確認時可在頁面中點擊[功能]按鈕，從彈出的對話框中點選審核/核准/確認。點選後頁面中部是否審核/是否核准/是否確認的前面方框都會有勾選。列印（整合列印）
進入文件列表頁面，點擊
[列印]，系統將產生對應的單張報表。列印（速查表列印）
點擊頁面上方
[多筆]按鈕，可預覽、編輯或打印文件列表統計報表。查詢文件列表
在頁面上方的
[文件編號]欄位內輸入文件編號，再點擊第一個放大鏡按鈕即可查詢到該文件資料，點擊[速查表]按鈕進入速查表頁面，再點擊頁面上方第二個放大鏡按鈕，設定高級查找條件可以查詢出所有符合條件的文件資料。
注意
若文件有修正會在表單中部欄顯示提示訊息。
# 欄位説明
欄位說明（圖-1 文件列表）：
[文件編號] 此項文件的編輯號碼。
[文件類別] 此項文件的所屬類別，在下拉選單中選出。
[機密等級] 此項文件的機密等級，在下拉選單中選出。
[文件標題] 此項文件的標題。
[文件路徑] 此項文件的來源文件上傳後自動產生。
[發行單位] 文件是那個部門發行的，在查找中選出。
[發行人] 此項文件的發行人是誰，在查找中選出。
[版 次] 此項文件的發行版次是多少。
[發行日期] 此項文件的發行日期，在查找中選出。
[文件說明] 對此項文件的附加說明。
[上傳文件] 上傳您要發行的文件。
[文件瀏覽] 瀏覽觀看您上傳的文件。
[關聯編號類別] 此項文件的相關單據所屬類別，用戶手工輸入。
[關聯編號] 此項文件的相關單據編號，用戶手工輸入。