應付沖銷

• 目的： 製定此標準作業程序以確保ERP應收付帳款各項表單功能順利實施。

• 說明：

    當有採購來料或者有其他支出產生時，系統會自動(或手動)拋磚應付帳款，但是並非真正受到貨款。支付廠商貨款時，需至此作業執行應付帳款沖銷的動作。付款單經確認之後，按照銷帳總額，對廠商付款，或退款之明細全部或部分沖銷。

    如果使用的是多筆沖銷的模式，則需要財務人員將各種付款來源的資料匯總后，製作成廠商付款中的付款類型(現金、轉帳、票據等)。

• 功能： 應付沖銷單新增、反沖銷。

• 執行單位： 財務人員。

• 權責： 應付沖銷資料建立：財務人員。

• 資料來源：

  採購-採購來料、採購-採購退料、帳款-期初開帳、帳款-進項發票、帳款-應付票據、

  帳款-刷卡收款、帳款-帳款匯出入、帳款-費用憑證、帳款-廠商付款

• 資料去向： 會計-傳票作業

操作步驟

使用匯總沖銷

  如果系統設置中帳款的沖銷方式設置為匯總沖銷，請按下述方式進行操作。

1. 進入應付沖銷頁面(圖-1)

     使用滑鼠點擊進入[帳款]-[應付沖銷]頁面。

   

   圖-1 應付沖銷

2. 新增應付沖銷

     點擊頁面上部[新增]按鈕，銷帳日期系統默認為當前日期，點擊[結帳廠商]查找按鈕選出廠商，選擇應付帳幣別、出帳幣別。

     在下方銷帳明細頁面，過濾需沖帳的資料，再依據支付廠商的帳款方式，選擇對應的頁面做沖帳動作--

   1. 若是現金付款，點擊[現金付款]，再點擊[轉入付款資料]，選擇單據。

   2. 若是採購來料，點擊[應退沖抵]，再點擊[自動帶出應退]，選擇出單據。

   注意

   應退金額就是折讓金額(或退貨金額)，需先在[採購]-[採購退料]建立完成。

   3. 若是票據付款，點擊[票據資料]，再點擊[轉入票據資料]，選擇出單據。

   4. 若是刷卡付款，點擊[刷卡資料]，再點擊[轉入刷卡資料]，選擇出單據。

   5. 若是匯款，點擊[匯款資料]，再點擊[轉入匯款資料]，選擇出單據。

   6. 若要沖銷預付款，點擊[取用預付收]，再點擊[轉入預付資料]，選擇出單據。輸入本次預付實際的沖帳金額。

   7. 若有抵帳，點擊[抵帳資料]，再點擊[轉入抵帳資料]，選擇銷售出貨單，或者費用憑證。(當廠商同時也是客戶，可與應收帳款對沖。)

3. 銷帳明細

   

   1. 點擊[顯示符合條件沖銷明細] ，系統將提出尚有未沖金額的單據資料。或者選擇條件後，再點擊[顯示符合條件沖銷明細]，系統依據您所選擇時間段，生成截止月份以前所有沒有沖銷單據的明細資料。

   2. 選擇單據沖銷

      沖銷單據產生後，在[銷帳否]欄位中系統默認值是“true”，系統自動依據收/付款金額來沖銷單據。若不需沖帳，請在此雙擊，把“true”改成“false”表示此張單據不沖銷。

   3. 依據支付給廠商的付款方式，在後面頁面(如票據資料)做沖帳動作，直至所有貸方沖帳金額皆已沖帳完成，再回到沖應付款頁面。

   4. 點擊頁面下部[沖銷]按鈕，再點擊中間[計算後沖銷]後，點擊[保存]按鈕。

      註

      如果沖銷金額等於應銷金額，沖銷後[是否收訖]欄位中會顯示“true”，否則為“false”。

4. 應退沖抵

     若進料後發生退料或折讓，等於應付帳款減少，沖帳時必須沖抵退貨或折讓金額。

   

     點擊[應退沖抵]頁面，點擊[自動帶出應退]按紐，在跳出的選單視窗中，請挑選需要對沖的退貨或折讓單據。若想放棄已產生的應退資料，直接點擊[刪除應退]即可將資料刪除。

   註

   執行[應退沖抵]，[採購]-[採購退料]必須有[已確認]的退貨(折讓)單據。否則[自動帶出應退]的選單裡，將挑不到資料。

5. 現金付款

     以現金付款，除了在[帳款]-[廠商付款]做現金付款的記錄外，帳款部份亦需要沖掉。

   

     點擊[現金]頁面，點擊[轉入付款資料]按紐，在跳出的選單視窗中，請挑選需要對沖的現金資料。若想放棄已產生的現金資料，直接點擊[刪除付款資料]即可將資料刪除。

   註

   1. 執行[現金]，[帳款]-[銷售收款]必須先做過[確認]。否則[轉入收款資料]的選單裡，將挑不到資料。

   2. 點擊[付款資料]按紐，可以直接開啟[帳款]-[廠商付款]，方便用戶在沖帳時就能一併新增建立現金付款資料。但是仍然必須待現金資料[確認]後，才能執行[轉入付款資料]的動作。

6. 票據資料

     以支票付款，除了在[帳款]-[應付票據]做付票記錄外，帳款部份亦需要沖掉。

   

     點擊[票據資料]頁面，點擊[轉入票據資料]按紐，在跳出的選單視窗中，請挑選需要對沖的票據資料。若想放棄已產生的票據資料，直接點擊[刪除票據資料]即可將資料刪除。

   註

   1. 執行[票據資料]，[帳款]-[應付票據]必須有[已確認]的票據單據。否則[轉入票據資料]的選單裡，將挑不到資料。

   2. 點擊[票據資料]按紐，可以直接開啟[帳款]-[應付票據]，方便用戶在沖帳時就能一併新增建立票據資料。但是仍然必須待票據資料[確認]後，才能執行[轉入票據資料]的動作。

7. 匯出資料

     以銀行轉帳的方式付款，除了在[帳款]-[帳款匯出]做帳款轉入的記錄外，帳款部份亦需要沖掉。

   

     點擊[匯款資料]頁面，點擊[轉入匯款資料]按紐，在跳出的選單視窗中，請挑選需要對沖的匯款資料。若想放棄已產生的匯款資料，直接點擊[刪除匯款資料]即可將資料刪除。

   註

   1. 執行[匯款資料]，[帳款]-[帳款匯出]必須有[已確認]的票據單據。否則[轉入匯款資料]的選單裡，將挑不到資料。

   2. [帳款]-[帳款匯出]的[幣別]必須與[應付沖銷]的幣別一致。否則[轉入匯款資料]的選單裡，將挑不到資料。

   3. 點擊[匯款資料]按紐，可以直接開啟[帳款]-[帳款匯出]，方便用戶在沖帳時就能一併新增建立匯款資料。但是仍然必須待帳款匯入資料[確認]後，才能執行[轉入匯款資料]的動作。

8. 抵帳資料

     廠商同時也是客戶，欲以應付帳款沖應收帳款，可在此作業。

   

     點擊[抵帳資料]頁面，選擇[出貨單]或者[費用憑證]，再點擊[轉入抵帳資料]按紐，在跳出的選單視窗中，請挑選需要對沖的抵帳資料。若想放棄已產生的抵帳資料，直接點擊[刪除抵帳資料]即可將資料刪除。

   註

   1. 執行[抵帳資料]，必須先有[出貨單]的單據。否則[轉入抵帳資料]的選單裡，將挑不到資料。

   2. 或者，沒有[出貨單]的單據，也應該有[費用憑證]的單據。[帳款]-[費用憑證]-必須是[收入憑證]，[支出憑證]無法與應付帳款對沖。

   注意

   [費用憑證]-[是否建立應收付帳]必須打勾，否則亦選不到費用憑證資料。

9. 取用預付

     曾預付貨款給廠商，入帳時以[累入預付]做預付款的沖帳，實際來料後，必須將應付帳款沖掉(預付款入帳時屬借方科目，沖應付帳款時屬於貸方科目)。

   

     點擊[取用預付]頁面，點擊[轉入預付資料]按紐，在跳出的選單視窗中，請挑選需要對沖的預收資料。

     若想放棄已產生的預付資料，直接點擊[刪除預付資料]即可將資料刪除。

   註

   執行[取用預付]，[帳款]-[應付沖銷]必須先執行過[累入預付]的沖帳，也就是說，必須先有一筆累入預付的應付沖銷資料，日後做預付沖帳，才有資料與之對沖，否則[轉入預付資料]的選單裡，將挑不到資料。

10. 出帳其它金額

      應付帳款除了正常的付款沖帳外，可能尚有費用如匯費、郵電費、手續費…等等屬於貸方科目必須沖應付帳款的狀況。

    

      請點擊[出帳其它金額]頁面，直接在下方[科目名稱]裡輸入需要沖帳的金額，最後再做[保存]以保存輸入的資料即可。

    註

    1. 沖帳科目名稱請視需要自行在[帳款]-[帳款參數]-[帳款科目設置]新增設定。

       在新增應收沖銷之前，必須將沖帳科目設定完成，否則[出帳其它金額]頁面將不會出現此科目，即使點擊[編輯]，亦無法刷新，重新帶入[出帳其它金額]內的帳款科目，此點請特別注意。

    2. [應付沖銷]拋轉傳票時，若希望[出帳其它金額]項下的帳款科目亦能拋轉傳票，[會計]-[常用參數]-[常用分錄設置]-[應付匯總沖帳]-[10.出帳-其他金額]項下的科目名稱，必須各別指定其所對應的會計科目，請特別注意借貸方的設定。

11. 沖帳其它金額

      應付帳款除了正常的進料成本外，可能同時也發生屬於借方科目必須沖應付帳款的狀況。

    

      請點擊[沖帳其它金額]頁面，直接在下方[科目名稱]裡輸入需要沖帳的金額，最後再做[保存]以保存輸入的資料即可。

    註

    沖帳科目名稱請視需要自行在[帳款]-[帳款參數]-[帳款科目設置]新增設定。

    在新增應收沖銷之前，必須將沖帳科目設定完成，否則[沖帳其它金額]頁面將不會出現此科目，即使點擊[編輯]，亦無法刷新，重新帶入[沖帳其它金額]內的帳款科目，此點請特別注意。

欄位説明

主表

[銷帳編號] 系統自動產生流水銷帳編號。

[銷帳日期] 單據建立日期。系統默認為當前日期。

[傳票編號] 本次沖銷帳產生傳票編號。

[結帳廠商] 指沖銷單據的廠商。查找中選出。

[應付帳幣別] 此次沖銷欲沖銷帳款的幣制(指來料幣別) 。

[應付帳匯率] 指應付帳幣別(來料幣別)當下的銀行賣出匯率。([由帳款]-[帳款參數]-[匯率調整]引入)。

[出帳幣別] 指實際沖帳的幣別(實際支付給廠商的幣別) 。

[出帳匯率] 指出帳幣別當下的銀行賣出匯率。([由帳款]-[帳款參數]-[匯率調整]引入)。

注意

出帳幣別若與應付帳幣別一致(如同為美金)，出帳匯率必須等於應付帳匯率。

出帳幣別若與應付帳幣別不一致(如應付帳幣別是美元，出帳幣別是本幣)，入帳匯率則是出帳幣別的匯率，例如1。

[備 註] 對此沖銷單據補充說明。

[沖帳本位幣總額] 指應付帳幣別(來料幣別)之總應付本位幣金額(貸方總金額)。

[匯兌損失] 應付帳匯率與出帳匯率換算後，產生之匯兌差額。

[出帳本位幣總額] 沖帳總額換算本位幣後之總額。

[付出現金] 系統會自動將畫面下方[現金]頁面中的現金金額加總，顯示於此欄位，此欄位數值不可修改。

[取用預付] 系統會自動將畫面下方[取用預收]頁面中的取用預付金額加總，顯示於此欄位，此欄位數值不可修改。

[抵帳金額] 系統會自動將畫面下方[抵帳資料]頁面中的抵帳金額加總，顯示於此欄位，此欄位數值不可修改。

[收取票據] 系統會自動將畫面下方[票據資料]頁面中的票面金額加總，並顯示於此欄位，此欄位數值不可修改。

[匯出金額] 系統會自動將畫面下方[匯款資料]頁面中的匯款金額加總，顯示於此欄位，此欄位數值不可修改。

[其他金額] 系統會自動將畫面下方[出帳其它金額]頁面中的其它金額加總，顯示於此欄位，此欄位數值不可修改。

[取用紅利] 請直接輸入紅利沖帳之金額。

[應退金額] 系統會自動將畫面下方[應退沖抵]頁面中的應退金額加總，顯示於此欄位，此欄位數值不可修改。

註

資料取用自[銷售]-[銷售退貨]。

[溢退金額] 系統會自動將畫面下方[應退沖抵]頁面中的溢退金額加總，顯示於此欄位，此欄位數值不可修改。

[應退折讓] 系統會自動將畫面下方[應退沖抵]頁面中的應退折讓加總，顯示於此欄位，此欄位數值不可修改。

[應付金額] 指應收帳幣別(出貨幣別)之總沖帳金額(貸方總金額)。

[其他金額] 系統會自動將畫面下方[沖帳其它金額]頁面中的其它金額加總，顯示於此欄位，此欄位數值不可修改。

[溢付金額] 系統會自動將畫面下方[銷帳明細]頁面中的溢付金額加總，顯示於此欄位，此欄位數值不可修改。

[應付折讓] 系統會自動將畫面下方[銷帳明細]頁面中的應付折讓加總，顯示於此欄位，此欄位數值不可修改。

[累入預付] 預先支付給廠商的貨款或其它款項金額。若要轉成預付款，需在此欄位中輸入金額數。

注意

先有累入預付，之後才會有取用預付。

欄位說明：銷帳明細

[銷帳否] 此筆款項明細是否要沖帳，要選擇[TURE]，不要請選擇[FALSE]。若沖銷明細多，也可以先選擇[全部標記為銷帳]，或者[全部標記為不銷帳]，再各別依需要做修正設定。

[單據類別] 款項明細的所屬類別，由來源檔帶入。例如:採購來料。

[單據編號] 款項明細的單據編號，由來源檔帶入。例如:採購來料單據編號。

[發票編號] 款項明細的發票編號，由來源檔帶入。例如:採購來料的發票編號。

[單據日期] 款項明細的單據日期，由來源檔帶入。例如:採購來料的單據日期。

[帳單日期] 款項明細的帳款日期，由來源檔帶入。例如:採購來料的帳單日期。

[專案編號] 款項明細的專案編號，由來源檔帶入。例如:採購來料的專案編號。

[當時匯率] 款項明細的匯率，由來源檔帶入。例如: 採購來料的匯率。

[應付金額] 款項明細的應付金額，由來源檔帶入。例如:採購來料的進料金額。

[已銷金額] 款項明細的已銷金額，系統合計之前的沖銷狀況自動帶入。

例如:採購來料已付款沖銷金額。

[應銷金額] 款項明細的應銷金額，系統合計之前的沖銷狀況自動帶入。

例如:採購來料尚未沖帳的金額。

[本次銷帳] 本次沖帳金額，由系統自動依據後端頁面的沖帳狀況填入。

[是否銷帳] 若應銷金額=已銷金額，是否銷帳為[是]，否則為[否]。系統自動設定。

[部門編號] 發生此筆款項明細的所屬部門，由來源檔帶入。

[現在未銷帳金額] 截至目前為止已付款未銷帳的金額，系統自動產生。

使用多筆沖銷

  如果系統設置中帳款的沖銷方式為多筆沖銷，請按下述方式進行操作。

1. 進入應付沖銷頁面(圖-2)

     使用滑鼠點擊進入[帳款]-[應付沖銷]頁面。

   

   圖-2 應付沖銷

2. 新增應付沖銷

     點擊頁面上部[新增]按鈕，銷帳日期系統默認為當前日期，點擊[結帳廠商]查找按鈕選出廠商，選擇銷帳幣別。在下方的付款明細標籤頁中選擇[轉入付款資料]，打開廠商付款選擇窗口，選擇要用於沖銷的廠商付款單據。雙擊后導入到付款明細中。

3. 沖應付款

   

   1. 點擊[顯示符合條件沖銷明細] ，系統將提出尚有未沖金額的單據資料。或者選擇條件後，再點擊[顯示符合條件沖銷明細]，系統依據您所選擇時間段，生成截止月份以前所有沒有沖銷單據的明細資料。

   2. 選擇單據沖銷

      沖銷單據產生後，在[銷帳否]欄位中系統默認值是“true”，系統自動依據收/付款金額來沖銷單據。若不需沖帳，請在此雙擊，把“true”改成“false”表示此張單據不沖銷。

   3. 依據支付給廠商的付款方式，在後面頁面(如票據資料)做沖帳動作，直至所有貸方沖帳金額皆已沖帳完成。點擊[保存]按鈕。

   4. 確認沖銷無誤后，點擊[功能]-[確認]執行確認操作。

欄位説明

主表

[銷帳編號] 系統自動產生流水銷帳編號。

[銷帳日期] 單據建立日期。系統默認為當前日期。

[傳票編號] 本次沖銷帳產生傳票編號。

[結帳廠商] 指沖銷單據的廠商。查找中選出。

[銷帳幣別] 此次沖銷欲沖銷帳款的幣制(指付款幣別) 。

[匯 率] 指應付帳幣別(付款幣別)當下的銀行賣出匯率。([由帳款]-[帳款參數]-[匯率調整]引入)。

[銷帳合計] 指實際銷帳的合計金額。

[備 註] 對此沖銷單據補充說明。

欄位說明：付款明細

[付款單號] 廠商付款項目的單據編號，由[轉入收款資料] 引入。

[收款類別] 廠商付款的收款類型，由[轉入收款資料] 引入。

[銀行帳號] 如果廠商付款的類型是銀行轉帳，則顯示銀行帳號信息，由[轉入收款資料] 引入。

[票據編號] 如果廠商付款的類型是票據，則顯示票據編號信息，由[轉入收款資料] 引入。

[匯 率] 指應付帳幣別(付款幣別)當下的銀行賣出匯率。([由帳款]-[帳款參數]-[匯率調整]引入)。

[銷帳合計] 款項明細的合計已銷金額，系統合計之前的沖銷狀況自動帶入。

[已銷金額] 款項明細的已銷金額，系統合計之前的沖銷狀況自動帶入。

例如:採購來料已付款沖銷金額。

[可銷金額] 款項明細的可銷帳金額，系統合計之前的沖銷狀況自動帶入。

例如:採購來料尚未沖帳的金額。

[本次銷帳] 本次沖帳金額，由系統自動依據後端頁面的沖帳狀況填入。

欄位說明：銷帳明細

[銷帳否] 此筆款項明細是否要沖帳，要選擇[TURE]，不要請選擇[FALSE]。若沖銷明細多，也可以先選擇[全部標記為銷帳]，或者[全部標記為不銷帳]，再各別依需要做修正設定。

[單據類別] 款項明細的所屬類別，由來源檔帶入。例如:採購來料。

[單據編號] 款項明細的單據編號，由來源檔帶入。例如:採購來料單據編號。

[發票編號] 款項明細的發票編號，由來源檔帶入。例如:採購來料的發票編號。

[單據日期] 款項明細的單據日期，由來源檔帶入。例如:採購來料的單據日期。

[帳單日期] 款項明細的帳款日期，由來源檔帶入。例如:採購來料的帳單日期。

[專案編號] 款項明細的專案編號，由來源檔帶入。例如:採購來料的專案編號。

[當時匯率] 款項明細的匯率，由來源檔帶入。例如: 採購來料的匯率。

[應付金額] 款項明細的應付金額，由來源檔帶入。例如:採購來料的進料金額。

[已銷金額] 款項明細的已銷金額，系統合計之前的沖銷狀況自動帶入。

例如:採購來料已付款沖銷金額。

[應銷金額] 款項明細的應銷金額，系統合計之前的沖銷狀況自動帶入。

例如:採購來料尚未沖帳的金額。

[本次銷帳] 本次沖帳金額，由系統自動依據後端頁面的沖帳狀況填入。

[是否銷帳] 若應銷金額=已銷金額，是否銷帳為[是]，否則為[否]。系統自動設定。

[部門編號] 發生此筆款項明細的所屬部門，由來源檔帶入。

[現在未銷帳金額] 截至目前為止已付款未銷帳的金額，系統自動產生。