任務管理

# FastERP1任務管理

FastERP1 內建了任務管理功能，可將系統中建立的關鍵單據轉化為可追蹤的任務，幫助您精準管控業務流程中的重要環節。

# 1. 工作流程

在建立任務前，需先定義「工作流程」——它是任務執行的基本單位。通過設定工作流程，您可以明確每項任務的名稱、內容、預期耗時等關鍵資訊。

點選[任務管理]-[工作流程]，打開[工作流程]界面，此處可設定工作流程的基本資訊，需要設定的專案如下：

欄位	說明
流程名稱	為該工作流程設定一個簡潔、易識別的編號或名稱，便於後續查詢和引用。
流程描述	簡要說明該流程所要完成的具體事項（例如：「染色工序檢驗」、「成品出庫覆核」），幫助執行人員理解任務目標。
標準用時（小時）	預設完成該流程的預期時間。系統將自動對比實際耗時，幫助您識別效率偏差，優化流程。
是否可用	勾選此項后，該流程才會在建立任務時顯示並可供選擇；未勾選則隱藏，避免誤用。

# 2. 工作任務單

工作任務單是運行工作流程記錄的單據，每次運行工作流程時，都會建立工作任務，用來跟蹤工作流程的運行情況。工作任務單有以下兩種建立方法。

# 2.1. 手動建立工作任務

手動建立工作任務，也就是自行手動在工作任務單中建立單據以開啟任務的方法。以下是操作說明：

進入工作任務單。點選[任務管理]-[工作任務單]，打開[工作任務單]界面，界面中可以檢視工作任務單的內容，
建立工作任務單。點選[新建]按鈕，打開工作任務單編輯畫面。填寫基本任務資訊，選擇流程資訊與接收人資訊，填寫任務的主要內容，填寫完成後，點選[儲存]按鈕，然後點選[功能]-[提交]，提交后，任務開始。

# 2.2. 自動建立工作任務

自動建立的工作任務通常與業務單據掛鉤，如果要使用自動建立工作任務的功能，需要在對應的業務模組的模組設定中指定啟動型別。

在模組設計對話方塊中，若需為該模組啟用工作流程，您必須選擇一種評審與審覈的先後順序。系統提供兩種模式，適用於不同業務管控需求：

# 2.2.1. 模式一：評審后審覈

適用場景：需先完成內部評審，才能進入正式審覈流程。

當用戶儲存單據時，系統將自動建立工作任務單，並彈出編輯視窗。
您需指定該任務的執行人（接收人） 和對應工作流程，提交後進入審批環節。
關鍵限制：若接收人未完成審批結案，該單據無法進行後續審覈操作。

舉例：採購訂單需先由質檢部門評審確認合規，財務才能審覈付款。

# 2.2.2. 模式二：審覈后評審

適用場景：單據已正式審覈通過，但需事後補充評審或歸檔確認。

當用戶審覈單據后，系統才會自動建立工作任務單，並彈出編輯視窗。
您同樣需指定執行人與工作流程，提交後進入評審環節。
關鍵限制：一旦任務提交，該單據不可再取消審覈（不可消審），確保流程不可逆。

舉例：銷售訂單已審覈生效，但需生產部門確認排產計劃，作為事後流程歸檔。

# 2.2.3. 總結：流程自動觸發

無論選擇哪種模式，系統都會在指定操作（儲存或審覈）完成後，自動建立並推送工作任務單，無需手動發起，確保關鍵環節無遺漏。

建議：

若流程強調「先確認、後生效」，選 評審后審覈；

若流程強調「審覈即生效、事後留痕」，選 審覈后評審。

通過上述設定，在單據進行儲存審覈等操作后，工作任務單會自動產生。

# 2.3. 按需自動建立工作任務

對於系統中已啟用評審功能，但需要按照單據的特殊需求，來啟用或不啟用評審，可通過維護評審SQL指令碼方式來進行配置。在對應模組的模組設定中，可以點選 評審SQL指令碼來輸入需要按需建立的SQL內容。

用於評審的SQL指令碼需要包含一個欄位FStatus，當FStatus值為1時，表示需要啟動評審功能，當FStatus值為0時，表示不啟用評審功能。基本的寫法如下：

select 1 as FStatus

該評審SQL指令碼中SQL語句的寫法與模組設計中數據集資訊的SQL一致。比如編寫的一個示例如下，當生產訂單的單據型別為加工時，啟用評審，否則不啟用。編寫的SQL語句示例如下：

declare @FOrderType varchar(100)

select @FOrderType = FOrderType from man_contact where FInterID = :0.FInterID

if @FOrderType = '加工'
begin
  select 1 as FStatus
end
else
begin
  select 0 as FStatus
end

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

評審SQL指令碼中的SQL語句支援傳入SQL參數，可以傳入的參數請參考預設值型別(SQL參數)。

# 3. 待辦事項

擊[任務管理]-[待辦事項]，打開[待辦事項]界面，待辦事項中展示的是目前登入使用者接收到的任務與目前使用者發起的任務。

工作任務的狀態通過字型顏色直觀顯示，方便您快速識別：

顏色	狀態說明
黑色	任務尚未提交，處於草稿狀態
紅色	任務已提交，但尚未完成審批或結案
藍色	任務已提交併已完成結案

建議：紅色任務需重點關注，避免影響後續流程；藍色任務表示已完成，可歸檔備查。

# 3.1. 如何更新任務？

在任務列表中，右鍵點選任意任務，即可打開操作功能表，支援以下功能：

# 3.1.1. 填寫確認情況

如需對任務結果進行說明（如「檢驗合格」「物料已補發」），請先在此處輸入詳細說明。
→ 輸入的內容將自動儲存至任務的確認結果欄位，供後續查閱。

# 3.1.2. 確認任務

在填寫完確認情況后，點選此選項正式完成任務。
→ 系統將自動將任務狀態由「紅色」更新為「藍色」，並標記為已結案。

# 3.1.3. 打開關聯單據

如果該任務是由某張單據（如採購單、生產單）觸發的，系統會顯示對應的單據編號。
點選此選項，可直接跳轉至該單據的編輯頁面，檢視完整資訊，便於覈對與追溯。

操作小貼士：
請始終先「填寫確認情況」，再「確認任務」，確保流程完整、記錄清晰。
「打開關聯單據」功能是高效追溯問題的關鍵，建議養成檢視習慣。

# 4. 任務報表

FastERP1提供以下任務報表：

# 4.1. 流程總控

流程總控中顯示工作流程涉及的資訊，以及工作流程的完成率餅圖。通過工作流程的完成率的統計，瞭解各個工作流程是否存在無法完成的情況。用來輔助以下決策事項：

流程執行效率評估：識別哪些流程完成率高、哪些流程完成率低。用來優化低完成率流程，簡化複雜環節或消除流程瓶頸，提升整體執行效率。
員工績效與責任分析：按流程統計流程完成率。發現執行力較差的團隊或個人，指導績效考覈、培訓計劃或崗位調整。
業務可靠性與合規監控：關鍵業務流程（如審批、質檢、客戶服務等）的完成率是業務可靠性的重要指標。發現低完成率的高風險流程，及時介入，降低運營和合規風險。
跨部門協作問題分析：跨部門流程完成率偏低可能暗示協作障礙。優化部門間的協作機制、資訊傳遞方式或責任界定，提升流程流暢度。
預警與改進機制：對連續幾期完成率低的流程發出預警。建立持續改進機制，推動流程管理走向閉環優化。

以下是流程數據的說明：

任務總數：已建立的任務的總數量。
日平均：查詢期間內每日平均建立流程的次數。
周平均：查詢期間內每週平均建立流程的次數。
月平均：查詢期間內每月平均建立流程的次數。
結案率：查詢期間內任務完成的比率。
逾期數：查詢期間內逾期完成的流程的數量。
異常數：查詢期間內出現異常流程的數量。

# 4.2. 任務數量

任務數量，用於展示流程申請數量相關的數據，包含趨勢圖、佔比圖、數量排序圖等。用來確認哪些工作流程的使用頻率較高，用來輔助以下決策事項：

工作負荷與資源分配：通過對比任務建立數量，可以識別哪些部門任務繁重，哪些部門相對空閑。用來優化人力資源配置，合理調配工作任務，避免人員過載或資源浪費。
流程優化：分析申請數量較多的流程，判斷是否存在重複、冗餘或效率低下的情況。用來優化高頻流程，提高自動化或標準化程度，減少重複工作，提高整體流程效率。
業務趨勢預測：統計任務建立數量的變化趨勢，發現業務高峰期或淡季。輔助制定生產、採購、運營等計劃，提前做資源準備或調整業務策略。
績效考覈與KPI管理：基於任務數量數據，評估員工或團隊的工作量。為員工績效評價、獎金分配等提供量化依據，促進公平性和激勵效果。
異常預警：突發性的任務量大幅上升或下降，可能提示業務異常、系統故障或流程瓶頸。快速介入調查，及時調整策略，防止問題擴大。

以下是流程數據的說明：

總流程數：已建立的流程的數據。
可用流程數：已建立的啟用的流程數量。
申請數量：查詢期間內建立流程的次數。
日平均：查詢期間內每日平均建立流程的次數。
周平均：查詢期間內每週平均建立流程的次數。
月平均：查詢期間內每月平均建立流程的次數。
結案率：查詢期間內流程完成的比率。

# 4.3. 處理效率

處理效率是一個報表，展示工作流程處理所需時間相關的數據，包含趨勢圖、佔比圖、執行效率的排序圖等。展示每個流程從開始到完成所耗費的時間，這類數據對企業運營管理具有非常重要的價值。它可以幫助公司做出以下決策：

流程效率評估與優化：識別平均用時較長的流程或環節。分析原因（如審批滯後、等待資源等），優化流程設計、縮短非增值環節，提高整體流程效率。
服務水平管理(SLA)：判斷流程是否在預定的時間範圍內完成（如客戶投訴處理、採購流程等）。制定或調整服務時限標準，提升客戶滿意度和內部執行力。
績效和效率考覈：按團隊維度分析流程平均用時。發現高效或低效團隊，為績效評估、激勵機制和培訓計劃提供依據。
資源配置優化：找出用時異常集中的流程或時間段（如某月或某時段流程用時普遍增長）。在高峰期增加人力或系統資源，避免流程擁堵或延誤。
業務異常識別與預警：對比歷史數據發現用時突然升高的流程或節點。快速定位問題根源（如系統卡頓、關鍵人缺崗），及時干預處理。
流程自動化與數字化評估依據：長期用時居高不下的流程往往是手工環節多或審批鏈條冗長。作為推動流程自動化、無紙化、系統整合的優先目標依據。

以下是流程數據的說明：

任務總數：已建立的任務的總數量。
任務提交數：已提交的任務數量。
結案數：查詢期間內建立的流程的結案數量。
月平均：查詢期間內每月平均建立的流程的結案數量。
平均結案時間(小時)：查詢期間內結案的流程平均消耗的時間。
最短結案時間(小時)：查詢期間內結案的流程最短消耗的時間。
最長結案時間(小時)：查詢期間內結案的流程最長消耗的時間。

# 4.4. 逾期監控

逾期監控是一個報表，用於展示工作流逾期時長相關的數據，包含趨勢圖、佔比圖、排序圖等。工作流程逾期情況展示的是各類流程是否在規定時間內完成、逾期的數量及比例等資訊。這個表格對於公司而言，是發現效率問題和管理漏洞的關鍵工具，可以輔助做出如下幾類決策：

效率與執行力評估用途：逾期率高說明流程執行不及時、響應慢。評估整體執行效率，針對性提升流程響應速度和制度執行力。
責任劃分與績效考覈用途：統計各部門或員工的逾期次數和比例。識別責任部門或個人，作為績效考覈、獎懲依據，推動責任落實。
流程設計優化用途：部分流程經常逾期，可能設計過於複雜或時間設定不合理。重新評估時間節點設定，優化流程結構或增加並行機制，減少不必要的等待。
資源調配與優先順序調整用途：頻繁逾期的流程可能資源不足（如人手、審批許可權、系統響應）。合理調配資源，提高關鍵流程的處理優先順序，保障核心業務按時完成。
風險識別與業務穩定性監控用途：關鍵流程（如合同審批、客戶響應等）逾期可能帶來客戶流失、合同違約等風險。建立風險預警機制，提前介入處理可能失控的流程，降低業務風險。
提升客戶滿意度用途：客戶相關流程（如售後處理、訂單交付）若經常逾期，將直接影響客戶體驗。及時發現服務短板，改善交付時間，提升客戶滿意度與忠誠度。
流程監督與制度完善用途：重複逾期可能反映流程監管不到位或制度執行不嚴。強化流程監控手段（如自動提醒、逾期通報等），推動制度落地執行。

以下是流程數據的說明：

任務總數：已建立的任務的總數量。
任務提交數：已提交的任務數量。
結案數：查詢期間內建立的流程的結案數量。
月平均：查詢期間內每月平均建立的流程的結案數量。
平均結案時間(小時)：查詢期間內結案的流程平均消耗的時間。
最短結案時間(小時)：查詢期間內結案的流程最短消耗的時間。
最長結案時間(小時)：查詢期間內結案的流程最長消耗的時間。

← 許可權版本管理→