文件管理

  文件管理是企業流程管理系統中非常重要的功能。文件是企業業務流程中的核心要素之一，幾乎每個流程環節都涉及文件（如合同、申請表、報銷單、採購單等）。文件管理確保這些內容在流程中被建立、流轉、審批和歸檔。

  FastBPM中提供了基礎的文件管理功能：

• 文件管理：用於對所有需要列管的文件按照文件編號的模式進行標準化管理，如果文件有修訂的記錄，則會顯示出所有的修訂歷史。
• 文件修訂：如果要對某個編號的標準文件進行修正補充，以新的版次發佈，則需要在文件修訂中進行登記並上傳新的文件。
• 文件申請：如果使用者需要檢視其他部門的標準化文件，則需要在此建立文件申請的記錄，用作文件查閱留痕的依據。
• 文件等級：文件也需要分保密等級，不是所有的使用者都可以檢視，需要在文件列管時定義文件等級
• 工作流程中引入文件：上傳的文件需要在工作流程中使用。

1. 文件管理

  在標準的管理規範中，所有的文件都需要通過文件列表進行編號管理。通過以下操作方式，可以建立一個被列管的標準文件：

1. 打開並登入FastBPM，在功能表欄中選擇[BPM流程管理]-[文件管理]，打開文件管理畫面。

   

2. 編輯文件基本資料。點選[新增]按鈕，打開文件管理編輯框，在其中編輯文件的說明資訊。可以編寫的內容包括文件所屬的部門、文件等級，關聯的模組、版本、圖示說明(在工作流程中用於指定與哪個圖示說明關聯)、文件說明等內容，如果是需要在工作流程中使用的檔案，需要勾選是否為BPM檔案。填寫完成後，點選[儲存]按鈕。

   

3. 上傳文件。如果已經有電子文件需要上傳，點選[上傳文件]；如果是紙質文件，需要通過掃瞄的方式進行上傳，則點選[上傳掃瞄圖檔]。上傳完成後，文件名稱、文件路徑、文件大小等資訊會被更新。首次上傳的文件，也會在文件修訂模組中新增記錄，同時會在文件修訂記錄中顯示這些內容。

2. 文件修訂

  在實際文件管理環節，通常會產生修訂文件的需求，修訂完成的文件需要沿用原有的文件管理中的文件編號，則需要使用文件修訂功能來實現。

1. 打開並登入FastBPM，在功能表欄中選擇[BPM流程管理]-[文件修訂]，打開文件修訂畫面。

   

2. 編輯文件修訂基本資料。點選[新增]按鈕，打開文件管理編輯框，在其中編輯文件的說明資訊。可以編寫的內容包括文件所屬的部門、文件等級，關聯的模組、版本、圖示說明(在工作流程中用於指定與哪個圖示說明關聯)、文件說明等內容，如果是需要在工作流程中使用的檔案，需要勾選是否為BPM檔案。填寫完成後，點選[儲存]按鈕。

   

3. 上傳文件。如果已經有電子文件需要上傳，點選[上傳文件]；如果是紙質文件，需要通過掃瞄的方式進行上傳，則點選[上傳掃瞄圖檔]。上傳完成後，文件名稱、文件路徑、文件大小等資訊會被更新。上傳完成後，選擇的文件編號中有關文件的資訊也會被更新。

3. 文件申請

  如果使用者需要檢視的文件由其他部門管理維護，則在檢視文件前，需要在FastBPM中製作文件申請單據。

1. 打開並登入FastBPM，在功能表欄中選擇[BPM流程管理]-[文件申請]，打開文件申請畫面。

   

2. 編輯文件申請基本資料。點選[新增]按鈕，打開文件申請編輯框。通過點選下方的[新增行]，選擇要申請檢視的文件編號(選擇文件編號欄位時，右側會顯示按鈕，點選按鈕打開文件選擇畫面，從中選擇要檢視的文件)。如果同時有多個文件需要申請檢視，需要新增多行，將這些文件分別選擇。填寫完成後，點選[儲存]，依次操作[功能]-[審覈]、[功能]-[覈準]、[功能]-[確認]，當文件申請單據為已確認狀態時，可點選要檢視的文件行，然後選擇[瀏覽]按鈕打開文件進行檢視。

   

4. 文件等級

  由於文件的秘密性質不同，需要對使用者可以查閱的文件進行限制。FastBPM中引入了文件等級的概念，以下將進行說明。

  在企業工作流程管理中，文件被劃分爲不同的保密等級，主要是爲了保障資訊保安、管理訪問許可權、降低泄密風險。這是企業資訊治理與風險控制的重要組成部分。

  FastBPM中定義的文件等級說明如下：

等級數字	等級	定義說明	適用文件型別
1	一般	可自由傳播，不涉及機密資訊	公司公告、宣傳資料
2	秘密	僅限企業內部員工檢視	工作流程說明、會議記錄
3	機密	重要資訊，限制部分崗位訪問	財務報表、客戶資料、銷售數據
4	極機密	非常重要的資訊，較高的安全要求	客戶合同、報價、成本分析
5	絕對機密	核心資訊，極高安全要求	技術配方、併購計劃、戰略決策檔案

  在以上的等級劃分方式下，高等級的會包含低等級的適用範圍。以下是文件等級設定並啟用的方法：

1. 使用管理員帳戶打開並登入FastBPM，在功能表欄中選擇[常用功能]-[使用者管理]，打開文件使用者管理畫面。

   

2. 為使用者設定文件等級。選擇要設定文件等級的使用者，點選[編輯]按鈕。打開使用者管理編輯框，在使用者等級欄位選擇使用者所屬的等級。選擇完成後，點選[儲存]按鈕。

   

3. 為文件設定文件等級。在[BPM流程管理]-[文件管理]中，選擇要設定等級的文件，進入編輯框，選擇文件的等級，選擇完成後，點選儲存按鈕。

   

4. 經過上述設定后，在文件管理、文件修訂、文件申請單據、以及工作流程管理環節的附件中，都會產生文件等級的限制措施，該使用者如果要訪問高於自己等級的文件，會被拒絕訪問。

5. 在工作流中引用文件

  文件管理中建立好文件的資料后，如需要在工作流程中引用文件，請按照以下方式來進行操作：

1. 在工作流程設計階段引入文件。點選[BPM流程管理]-[流程設計]，打開流程設計畫面。選擇要設定附件文件的流程，點選[附件管理]標籤頁。點選[選擇文件]，打開文件列表選擇框，選擇要匯入的文件，在隨後的彈出框中輸入文件說明與圖示說明。輸入完成後，可以在附件列表中檢視引入的文件。

   

2. 在流程任務運行時引入文件。當工作流程在運行時，使用者可以在附件管理中引入檔案列表的文件內容。點選[BPM流程管理]-[待辦事項]，打開待辦事項列表，從中選擇打開任務進度對話方塊。切換至[附件管理]選項卡。點選[選擇文件]，打開文件列表選擇框，選擇要匯入的文件，在隨後的彈出框中輸入文件說明與圖示說明。輸入完成後，可以在附件列表中檢視引入的文件。